Microsoft 365 Copilot & Copilot Studio: Was sie können – und was sich 2026 ändert
Copilot rückt vom „Nice-to-have“ zum Standard-Werkzeug
Microsoft 365 Copilot ist längst mehr als ein Chatbot: Er sitzt direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und übernimmt Aufgaben, die früher Zeitfresser waren – von der ersten Textstruktur über Meeting-Zusammenfassungen bis zu Vorschlägen für Formulierungen oder Dateninterpretationen. Dass Copilot seit Ende 2023 in vielen großen Unternehmen eingesetzt wird, erhöht den Erwartungsdruck: Mitarbeitende erleben KI-Unterstützung im Arbeitsalltag und fragen sie auch in anderen Bereichen ein.
Warum 2025 ein Kipppunkt ist: Auto-Installation ab Oktober
Ein zentraler Treiber für die aktuelle Dynamik ist der geplante Rollout-Mechanismus: Ab Oktober 2025 wird Microsoft 365 Copilot auf Windows-Geräten automatisch installiert, wenn dort bereits Microsoft 365 Desktop-Apps vorhanden sind – weltweit für private Nutzer, mit Ausnahme des Europäischen Wirtschaftsraums. Das ist nicht nur ein technisches Detail, sondern verändert Planung und Kommunikation: Plötzlich taucht ein KI-Button „einfach so“ in vertrauten Office-Apps auf. Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass Mitarbeitende Copilot-Funktionen kennen und Erwartungen an ähnliche Assistenz im Business-Kontext formulieren.
- Praxis-Tipp: Klärt früh, welche Copilot-Funktionen intern gewünscht sind und welche Datenbereiche tabu bleiben (z. B. Personalakten, vertrauliche Verträge).
- Praxis-Tipp: Legt fest, wer Anfragen an die IT/Compliance bündelt, wenn Copilot in der Oberfläche auftaucht und Fragen auslöst.
Was sich Richtung 2026 verschiebt: Mehr Modelle, mehr Inhalte, mehr Agenten
Für 2026 zeichnet sich eine zweite Veränderungswelle ab: Copilot wird stärker zum „Arbeits-Orchestrator“. Mit Copilot Studio bauen Teams eigene Assistenten und Workflows, etwa einen Agenten, der Projektstatus aus Teams-Chats, Planner-Notizen und SharePoint-Dokumenten zusammenzieht und als PowerPoint-Entwurf ausgibt. Neue Funktionen wie die Nutzung moderner Chat-Modelle im Agent Builder und die Fähigkeit, hochwertige Dokumente, Tabellen und Präsentationen zu generieren, senken die Hürde für maßgeschneiderte Automatisierung.
Parallel wächst der Anspruch an kreative Ausgaben: KI-Video innerhalb der Microsoft-365-Umgebung macht es realistischer, dass Marketing, HR oder Enablement Inhalte direkt aus Office heraus erstellen – z. B. ein kurzes Onboarding-Video aus einer bestehenden PowerPoint-Struktur.
Copilot in Word: Vom leeren Blatt zur belastbaren Vorlage
Copilot in Word
Copilot unterstützt beim Schreiben, Überarbeiten und Strukturieren von Texten direkt im Dokument – von der ersten Gliederung bis zur finalen Tonalität. Du kannst per natürlicher Sprache Briefings, Absätze oder Zusammenfassungen anfordern und anschließend gezielt nachschärfen (z. B. „kürzer“, „formeller“, „mit mehr Beispielen“).
- Nutzen: Schneller zu konsistenten Texten, weniger Zeit für Routineformulierungen.
- Typischer Use Case: Aus Stichpunkten entsteht ein Projektstatus-Update inklusive Risiken, Next Steps und klaren Verantwortlichkeiten.
- Praxistipp: Gib Copilot Kontext plus Zielgruppe („für Geschäftsführung“, „für Kunden“, „intern“) – das verbessert Stil und Priorisierung spürbar.
Viele Teams berichten zudem von messbaren Effekten: 70% der Copilot-Nutzer sehen höhere Produktivität, 68% eine bessere Arbeitsqualität und 68% schnellere kreative Prozesse.
Copilot in Excel: Analyse per Sprache statt Formelfrust
Copilot in Excel
Copilot hilft, Daten zu verstehen, Muster zu erkennen und Auswertungen vorzubereiten, ohne dass jede Formel manuell gebaut werden muss. Du kannst Fragen stellen wie „Welche Produkte haben die höchste Marge?“ oder „Zeig mir Ausreißer im Monatsvergleich“ und erhältst Vorschläge für Pivot-Logik, Visualisierungen oder Berechnungen.
- Nutzen: Schnellere Insights, weniger Fehler durch Copy-Paste-Formeln.
- Typischer Use Case: Vertriebsreporting: Copilot erstellt eine Segmentierung nach Region, Kunde und Zeitraum und hebt Wachstumschancen hervor.
- Praxistipp: Bitte Copilot, Annahmen transparent zu machen („erkläre die Berechnung in Worten“) – das erleichtert Reviews im Team.
Gerade bei wiederkehrenden Analysen zahlt sich der Produktivitätsgewinn aus, den viele Anwender (70%) im Alltag wahrnehmen.
Copilot in PowerPoint: Präsentationen aus Inhalten, nicht aus Folienarbeit
Copilot in PowerPoint
Copilot erstellt Folienentwürfe aus Dokumenten, Notizen oder einer kurzen Agenda und sorgt für eine saubere Storyline. Statt Layout-Feinschliff im Alleingang kannst du iterativ steuern: „Mehr Fokus auf Nutzen“, „eine Folie zu Risiken“, „kürzere Headlines“.
- Nutzen: Schnell zu präsentationsfähigen Entwürfen, konsistenter Aufbau für Meetings und Kunden.
- Typischer Use Case: Aus einem Word-Konzept wird ein 10-Folien-Pitch mit Problem, Lösung, Roadmap und KPIs.
- Praxistipp: Liefere Copilot eine klare Zielaussage („Entscheidung: Budgetfreigabe“) – dann priorisiert es Inhalte wie ein Redakteur.
Viele Nutzer berichten, dass kreative Arbeit dadurch schneller in Form kommt (68%) und die Ergebnisqualität steigt (68%).
Copilot in Outlook & Teams: Kommunikation verdichten, Aufgaben klar machen
Copilot in Outlook & Teams
Copilot fasst lange E-Mail-Verläufe und Chat-Threads zusammen, hebt offene Punkte hervor und hilft beim Formulieren passender Antworten. In Meetings unterstützt es dabei, Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten zu extrahieren, sodass aus Diskussionen schneller umsetzbare Arbeit wird.
- Nutzen: Weniger Suchzeit, klarere Absprachen, schnellere Reaktionsfähigkeit.
- Typischer Use Case: Nach einem Team-Call erstellt Copilot eine Aufgabenliste mit Ownern und Terminen und schlägt eine kurze Follow-up-Mail vor.
- Praxistipp: Lass Copilot explizit nach „Entscheidungen“, „Risiken“ und „Nächsten Schritten“ strukturieren – das macht Zusammenfassungen sofort verwertbar.
In der Praxis passt das zu den häufig genannten Effekten: höhere Produktivität (70%) und bessere Arbeitsqualität (68%) durch weniger Kontextwechsel.
Copilot Studio: Eigene Assistenten für Prozesse, Wissen & Support
Custom Copilots für Fachbereiche
Der größte Hebel in Copilot Studio ist die saubere Zuschnitt-Logik: Was soll der Assistent genau leisten, für wen und mit welchem messbaren Output (z. B. „Ticket in 2 Minuten“, „Angebot in 10 Minuten“)? Wenn Rolle und Grenzen klar sind, liefert der Agent konsistenter und eskaliert bei Unsicherheit gezielt an Menschen.
- Praxisbeispiel: Ein HR-Agent beantwortet Richtlinienfragen, erstellt Onboarding-Checklisten und startet Standardprozesse – aber gibt keine Rechtsberatung.
Unternehmenswissen anbinden (SharePoint & Co.)
Copilot Studio kann Agenten mit internen Wissensquellen verbinden, damit Antworten nicht „aus dem Bauch“ kommen, sondern aus freigegebenen Inhalten. Das ist besonders stark für FAQs, Policies, Produktwissen und Projekt-Dokumentation – inklusive kontextbezogener, semantischer Treffer statt starrer Keyword-Suche.
- Tipp: Kuratiere zuerst „Golden Docs“ (Top-50 Dokumente), bevor du alles indexierst – das reduziert widersprüchliche Antworten.
Automatisierung & Workflows
Agenten werden dann wirklich nützlich, wenn sie nicht nur erklären, sondern Aufgaben ausführen: Formulare ausfüllen, Genehmigungen anstoßen, Daten abfragen oder Status-Updates erstellen. Lege dabei immer fest, welche Schritte autonom laufen dürfen und wo eine Bestätigung nötig ist (z. B. „Senden“, „Buchen“, „Löschen“).
- Beispiel: IT-Agent erstellt ein Ticket, sammelt Logs, prüft Standardlösungen und eskaliert mit vollständigem Kontext.
Governance & sicherer Rollout
Skalierung gelingt nur mit Leitplanken: Verschlüsselung, DLP-Richtlinien und MIP-Labels sorgen dafür, dass Agenten sensible Inhalte korrekt behandeln. Plane außerdem Ownership (wer pflegt Inhalte?), Freigabeprozesse und Monitoring ein – besonders, wenn viele Teams parallel Agenten bauen.
- Praxisregel: Erst Pilot in einem Fachbereich, dann Template-Standard (Prompting, Tonalität, Eskalationspfade) für die Organisation.
Typische Einsatzfelder mit schnellem ROI
Am schnellsten rechnen sich Agenten in Bereichen mit wiederkehrenden Fragen und klaren Prozessen: HR (Richtlinien, Onboarding), IT (Support & Self-Service), Sales (Angebotsbausteine, CRM-Zusammenfassungen) und Customer Service (Antwortentwürfe, Wissensartikel). Die starke Verbreitung zeigt sich auch daran, dass zuletzt über 1 Million benutzerdefinierte Agenten in SharePoint und Copilot Studio erstellt wurden.
- Tipp: Starte mit einem „Top-20 Fragen“-Agenten und erweitere erst danach um Automationen.
Timeline: Die wichtigsten Entwicklungen bis 2025 und ab 2026
Schritt 1: Preisanker & Rollout-Logik für Unternehmen festlegen
bis 2024/2025
Schritt 1: Preisanker & Rollout-Logik für Unternehmen festlegen
Für viele IT- und Fachbereiche beginnt die Copilot-Reise mit einem klaren Kostenrahmen: In der Praxis wird Microsoft 365 Copilot im Business-Kontext häufig als Add-on pro Nutzer und Monat kalkuliert (typisch: 30 USD/User/Monat). Das ist mehr als ein Tool-Upgrade – es ist eine Lizenzentscheidung, die Rollen, Datenzugriffe und Change-Management berührt.
- Praxis-Tipp: Startet mit „Copilot-ready“ Personas (z. B. Vertrieb, Projektleitung, Assistenz) und definiert messbare Ziele wie kürzere Meeting-Nachbereitung oder schnellere Angebotsentwürfe.
- Was bedeutet das für Unternehmen? Budget, Governance und Berechtigungen müssen vor dem großen Rollout stehen – sonst skaliert die Nutzung nicht sauber.
Schritt 2: Copilot Studio wird zum Baukasten für interne Agenten
2025 (laufend)
Schritt 2: Copilot Studio wird zum Baukasten für interne Agenten
Mit den Ausbauwellen in Copilot Studio rückt die Frage in den Fokus, wie Unternehmen eigene Assistenten standardisieren: Agent Builder, bessere Steuerung der Antworten und die Ausrichtung auf konkrete Prozesse (z. B. HR-Onboarding, IT-Self-Service, Sales-Playbooks).
- Beispiel: Ein „Policy Copilot“ beantwortet Reise- und Spesenfragen aus dem Intranet, statt dass Teams Tickets schreiben.
- Was bedeutet das für Unternehmen? Statt Einheits-KI entsteht ein Portfolio aus Fachbereichs-Agenten – inklusive klarer Verantwortlichkeiten (Owner, Datenquellen, Freigaben).
Schritt 3: Multi-Model-Strategie wird real (Claude-Integration)
Sep 2025
Schritt 3: Multi-Model-Strategie wird real (Claude-Integration)
Im September 2025 signalisiert die Integration von Anthropic Claude in Microsoft 365 Copilot einen strategischen Shift: weg von „ein Modell für alles“ hin zu einer Multi-LLM-Architektur. Damit können je nach Aufgabe unterschiedliche Modelle zum Einsatz kommen (z. B. Zusammenfassen, Schreiben, Analysieren).
- Praxis-Tipp: Definiert Qualitätskriterien pro Use Case (Ton, Genauigkeit, Zitierpflicht intern) und testet mit repräsentativen Dokumenttypen.
- Was bedeutet das für Unternehmen? Modellwahl wird zu einem Governance-Thema: Wer entscheidet, welches Modell wofür genutzt wird – und wie wird das auditiert?
Schritt 4: Auto-Installation erhöht den Rollout-Druck (außer EWR)
Okt 2025
Schritt 4: Auto-Installation erhöht den Rollout-Druck (außer EWR)
Ab Oktober 2025 wird die Microsoft 365 Copilot App automatisch auf Windows-Geräten installiert, die bereits Microsoft 365 Desktop-Apps haben – ausgenommen Nutzer in der Europäischen Wirtschaftszone. Die App dient als zentraler Einstiegspunkt für generative KI in Word, Excel, PowerPoint und mehr.
- Beispiel: Mitarbeitende sehen plötzlich eine neue Copilot-App im Arbeitskontext – auch ohne aktives Enablement-Programm.
- Was bedeutet das für Unternehmen? Kommunikation, Richtlinien und Schulung müssen vorab stehen (z. B. „Was darf in Prompts?“, „Welche Daten sind tabu?“). Regional unterschiedliche Rollouts erfordern zudem getrennte Betriebsmodelle.
Schritt 5: 2026 – KI-Funktionen werden breiter in Windows 11 & M365 verankert
Anfang 2026
Schritt 5: 2026 – KI-Funktionen werden breiter in Windows 11 & M365 verankert
Für Anfang 2026 sind zusätzliche KI-Produktivitätsfunktionen in Windows 11 angekündigt, darunter universelle Textgenerierung, E-Mail-Zusammenfassungen in Outlook sowie automatische Alt-Text-Generierung in Word. Parallel entwickelt sich Copilot Studio weiter, inklusive Agent-Builder-Verbesserungen und Nutzung neuer Chat-Funktionen.
- Praxis-Tipp: Plant ein „KI-Enablement“ wie ein Security-Programm: Trainingspfade, Prompt-Standards, Review-Prozesse, Pilotgruppen pro Bereich.
- Was bedeutet das für Unternehmen? Copilot wird weniger „Feature in Office“ und mehr „Schicht über dem Arbeitsalltag“ – mit höherem Bedarf an Compliance, Monitoring und Adoption-Steuerung.
Vergleich
Vorher
- Produktivität bleibt stark an einzelne Office-Apps gebunden: Nutzer schreiben, analysieren und präsentieren überwiegend manuell in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – mit viel Copy-Paste zwischen Tools.
- Standard-Assistenz bedeutet: einheitliche Funktionen für alle, aber wenig Spezialisierung auf Abteilungen oder interne Prozesse (z. B. HR-Policies, IT-Tickets, Sales-Playbooks).
- Wissenszugriff ist fragmentiert: Mitarbeitende suchen in SharePoint, Teams-Chats oder Dokumentenablagen und bauen Antworten aus vielen Fundstellen zusammen.
- Kosten sind schwer vergleichbar: KI wird als „nice to have“ getestet, Budgets sind unklar, und der Nutzen ist schwer einem Prozess zuzuordnen.
- Governance und Betrieb sind häufig reaktiv: IT prüft erst nach Pilotprojekten, welche Daten genutzt wurden, wie Zugriffe geregelt sind und wer Agenten verändert hat.
- Ein KI-Modell dominiert die Nutzererfahrung, wodurch Teams bei speziellen Aufgaben (z. B. Schreibstil, Zusammenfassung, analytische Antworten) weniger Auswahl haben.
Nachher
- Microsoft 365 Copilot liefert „KI direkt im Flow“ der Office- und Teams-Arbeit: Inhalte entwerfen, E-Mails zusammenfassen, Meetings nachbereiten oder Tabellen interpretieren – ohne Kontextwechsel und mit klaren Prompt-Routinen.
- Copilot Studio ermöglicht passgenaue Assistenten für konkrete Geschäftsanforderungen: z. B. ein HR-Agent, der Onboarding-Fragen beantwortet, oder ein IT-Agent, der Störungen vorsortiert und passende Schritte vorschlägt.
- Mit Copilot Studio lassen sich Wissensquellen gezielt anbinden, sodass Agenten Informationen kontextbezogen bereitstellen – etwa „Finde die aktuellste Reiserichtlinie und formuliere eine Antwort an den Mitarbeiter“.
- Klarere Steuerung über Modelle: Microsoft 365 Copilot wird pro Nutzer lizenziert (typisch 30 USD/Monat), Copilot Studio läuft verbrauchsabhängig über Credits – sinnvoll, wenn nur bestimmte Prozesse KI-Last erzeugen.
- Copilot Studio ist auf Unternehmensbetrieb ausgelegt: Rollen, Freigaben, kontrollierte Veröffentlichungen und Wartung von Agenten – wichtig, wenn Assistenten in HR, IT oder Customer Service produktiv laufen.
- Der Multi-Model-Trend wird greifbarer: Neben Microsofts Standard-Ansatz werden zusätzliche Modelle wie Anthropic Claude in Microsoft 365 Copilot integriert, was mehr Flexibilität bei Qualität, Stil und Anwendungsfällen eröffnet.
Gibt es Alternativen – auch Open Source und lokal betreibbar?
Ja: Parallel zum Copilot-Hype wächst in vielen Organisationen das Interesse an KI-Setups, die sich lokal oder in einer souveränen Umgebung betreiben lassen. Treiber sind Datenschutz, digitale Souveränität und die Frage, wie stark man sich an einen Anbieter bindet – gerade wenn KI-Funktionen tiefer in Betriebssysteme und Standard-Workflows rücken. Praktisch bedeutet das: Unternehmen prüfen häufiger, ob ein „Copilot-ähnliches“ Nutzererlebnis auch ohne Cloud-Abhängigkeit möglich ist.
Typische Open-Source-Bausteine (und wo sie passen)
Open Source ist selten „eine App“, sondern ein Baukasten. Ein verbreiteter Ansatz ist, Office-Workflows über offene Komponenten zu ergänzen: etwa mit selbst gehosteten Dokumentenlösungen wie Collabora Online und einem lokalen KI-Stack (LLM, Vektorsuche, RAG). So lassen sich interne Richtlinien, Handbücher oder Ticketsystem-Wissen durchsuchen und als Chat-Assistent bereitstellen – ohne dass Inhalte die eigene Umgebung verlassen müssen.
- Lokaler Wissensassistent (RAG): Interne PDFs/SharePoint-Exports/Confluence-Dumps indexieren, Antworten mit Quellenpassagen erzeugen.
- On-Prem/Private-Cloud LLM: Modellserver im eigenen Rechenzentrum oder in einer souveränen Cloud betreiben, Rollen- und Rechtekonzept an AD/Entra-Äquivalente koppeln.
- Office-Integration: Add-ins oder Sidebars, die Textvorschläge, Zusammenfassungen oder Meeting-Notizen liefern – technisch machbar, aber meist mehr Engineering.
Vorteile, Nachteile und praktische Tipps
- Vorteile: Mehr Kontrolle über Datenflüsse, bessere Anpassbarkeit, geringeres Lock-in-Risiko, Möglichkeit zur Compliance-Optimierung.
- Nachteile: Höherer Betriebsaufwand (Monitoring, Updates, GPU-Kapazität), Qualität schwankt je nach Modell, mehr Aufwand für UX und Berechtigungen.
- Tipp: Starte mit 1–2 klaren Use Cases (z. B. „IT-Policy-Chat“ oder „HR-Onboarding-Assistent“) und definiere messbare Kriterien: Antworttrefferquote, Halluzinationsrate, Zeitersparnis.
- Tipp: Plane Guardrails: Dokumentenfreigaben, Prompt-Filter, Logging, Red-Teaming und klare Regeln, welche Daten niemals indexiert werden.
Aussichten bis 2026: Mehr Wahlfreiheit statt Einheitsmodell
Der Trend geht zu Multi-LLM-Strategien: Unternehmen kombinieren je nach Aufgabe unterschiedliche Modelle (z. B. für Zusammenfassungen, Code, Support). Das spielt lokalen und offenen Ansätzen in die Karten, weil sich Modelle austauschen lassen, ohne den gesamten Arbeitsplatz-Stack zu wechseln. Gleichzeitig wird die Messlatte für Governance steigen: Wer lokal betreibt, muss Sicherheit, Datenschutz und Betriebsstabilität selbst in gleicher Qualität liefern wie große Plattformanbieter.
Häufig gestellte Fragen
Mach aus KI-Features messbare Produktivität
Microsoft 365 Copilot ist schnell eingeschaltet – aber echter Nutzen entsteht erst durch klare Use Cases, saubere Governance und ein Enablement, das im Alltag funktioniert. Spätestens mit der Auto-Installation ab Oktober 2025 (außerhalb der EWR) steigt der Druck: Mitarbeitende sehen „Copilot“ überall, nutzen ihn aber ohne Leitplanken. Das kostet Zeit, erzeugt Schatten-Workflows und führt zu Ergebnissen, die niemand verlässlich prüft.
Unser Angebot: ein kompakter Audit- und Workshop-Format, das Copilot (und bei Bedarf Copilot Studio) in 2–3 Wochen in geordnete Bahnen bringt – mit einem Plan, den IT, Fachbereiche und Compliance gemeinsam tragen.
- Use-Case-Backlog: Wir priorisieren 10–15 konkrete Szenarien (z. B. Meeting-Zusammenfassungen in Teams, Angebotsentwürfe in Word, Excel-Analysen für Forecasts) nach Impact und Risiko.
- Governance & Leitplanken: Rollen, Datenfreigaben, Prompt-Guidelines, Qualitätschecks – inklusive „Was darf in Copilot?“ und „Was nicht?“ für sensible Inhalte.
- Schulung, die hängen bleibt: Hands-on Sessions mit echten Dokumenten/Meetings, plus Micro-Playbooks (z. B. 5 Prompts für Outlook, 5 für Teams) und ein Review-Prozess, damit Ergebnisse geprüft werden.
- Copilot Studio-Blueprint: Wenn ihr Prozesse automatisieren wollt, skizzieren wir passende Agents (z. B. HR-Onboarding oder IT-Ticket-Triage) inklusive Kanal (Teams/SharePoint) und Betriebsmodell.
Nächste Schritte: 1) Termin für einen 30-minütigen Readiness-Call buchen. 2) Checkliste ausfüllen (Datenquellen, Zielgruppen, Top-Prozesse) – danach bekommt ihr eine klare Roadmap.