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API (Application Programming Interface)

Standard-Schnittstelle, damit Software Daten austauschen kann.

Eine API (Application Programming Interface) ist eine standardisierte Schnittstelle, über die Software-Systeme Daten austauschen und Funktionen nutzen können – ohne dass Sie die Technik dahinter kennen müssen. In CRM-, ERP- oder CMS-Tools sorgt eine API dafür, dass Anwendungen „miteinander sprechen“ (z. B. Kontakte, Rechnungen oder Bestellungen automatisch übertragen).

Was bedeutet API (Application Programming Interface)?

API steht für „Application Programming Interface“, auf Deutsch oft „Programmierschnittstelle“. Gemeint ist ein festgelegter Satz an Regeln: Welche Daten dürfen angefragt werden, in welchem Format kommen sie zurück und welche Aktionen sind erlaubt (z. B. „Kontakt anlegen“, „Status aktualisieren“, „Rechnung abrufen“).

Wie funktioniert eine API? (einfach erklärt)

Stellen Sie sich eine API wie eine Speisekarte im Restaurant vor: Sie wählen aus, was Sie brauchen, und bekommen ein standardisiertes Ergebnis – ohne zu wissen, wie es in der Küche gekocht wird. Typisch läuft es so ab:

  • 1. Anfrage (Request): Tool A fragt bei Tool B etwas an, z. B. „Gib mir den Kunden mit der E-Mail X“.
  • 2. Authentifizierung: Ein API-Schlüssel oder Token bestätigt, dass Tool A das darf (Zugriffsschutz).
  • 3. Verarbeitung: Tool B sucht die Daten oder führt die Aktion aus.
  • 4. Antwort (Response): Tool B liefert strukturierte Daten zurück (oft JSON) oder eine Bestätigung „erfolgreich“.
  • 5. Automatisierung: Optional stößt Tool A daraufhin Folgeschritte an, z. B. E-Mail, Aufgabe oder Rechnung.

Wofür brauchen KMU APIs in CRM, ERP und CMS?

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ohne IT-Abteilung sind APIs der Schlüssel, um Insellösungen zu vermeiden. Statt Daten doppelt zu pflegen, verbinden Sie Tools so, dass Informationen automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden.

  • CRM ↔ ERP: Aus einem gewonnenen Deal wird automatisch ein Auftrag im ERP; Rechnungsstatus fließt zurück ins CRM.
  • CRM ↔ E-Mail/Marketing: Neue Leads aus Formularen werden als Kontakte angelegt und in Kampagnen aufgenommen.
  • CMS/Webseite ↔ CRM: Kontaktformulare, Terminbuchungen oder Newsletter-Opt-ins landen direkt im CRM.
  • Support/Helpdesk ↔ CRM: Tickets werden Kunden zugeordnet, damit Vertrieb und Service denselben Überblick haben.

Warum ist eine API wichtig? (Nutzen)

  • Weniger manuelle Arbeit: Keine Copy-Paste-Übertragungen zwischen Systemen.
  • Weniger Fehler: Einmal gepflegte Daten werden konsistent weitergegeben.
  • Schnellere Prozesse: Angebote, Aufträge und Rechnungen laufen flüssiger durch.
  • Bessere Auswertungen: Wenn Daten verbunden sind, werden Reports zuverlässiger.
  • Zukunftssicherheit: Sie können Tools leichter wechseln oder erweitern, statt alles neu aufzusetzen.

Praxisbeispiel: Automatisierung ohne eigene IT

Sie nutzen ein CRM für Leads und ein ERP für Rechnungen. Über eine API-Verbindung (oft umgesetzt mit Tools wie n8n oder anderen Automatisierungsplattformen) wird bei „Deal gewonnen“ automatisch ein Kunde im ERP angelegt und eine Rechnung vorbereitet. Das spart Zeit und verhindert, dass Rechnungen vergessen werden.

Was kostet eine API-Anbindung?

Viele SaaS-Tools bieten APIs ohne Aufpreis, begrenzen aber Nutzung über Kontingente. Kosten entstehen meist durch (a) Einrichtungsaufwand, (b) Integrations-Tools, (c) laufende Pflege bei Änderungen und (d) mögliche Limits (z. B. API Rate Limits (Ratenbegrenzung)). Für KMU ist oft ein „Standard-Connector“ am günstigsten; individuelle Integrationen sind teurer, lohnen sich aber bei klaren, wiederkehrenden Prozessen.

Worauf sollten Sie achten? (Checkliste)