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Artikelstamm (Item Master)

Produkt-/Artikel-Daten: Nummer, Beschreibung, Preis, Steuersatz, Bestand.

Ein Artikelstamm (engl. Item Master) ist die zentrale, einheitliche Datenbasis für alle Produkte/Artikel in einem ERP-, Warenwirtschafts- oder Shopsystem. Er enthält die „Stammdaten“ wie Artikelnummer, Bezeichnung, Preise, Steuersätze, Einheiten und Bestandsinformationen – damit Angebote, Rechnungen, Lager und Einkauf mit denselben, korrekten Produktdaten arbeiten.

Was bedeutet „Artikelstamm“ genau?

„Stammdaten“ sind relativ stabile Grunddaten, die Sie immer wieder benötigen. Beim Artikelstamm betrifft das alles, was einen Artikel eindeutig beschreibt und in Prozessen wiederverwendet wird. Im Gegensatz dazu stehen „Bewegungsdaten“ (z. B. eine konkrete Bestellung, ein Wareneingang oder eine Rechnung), die täglich entstehen und sich ständig ändern.

Welche Daten stehen typischerweise im Artikelstamm?

  • Identifikation: Artikelnummer/SKU, EAN/GTIN, Hersteller- oder Lieferantennummer
  • Beschreibung: Name, Kurz- und Langtext, Varianten (Größe/Farbe), Bilder/Downloads (je nach System)
  • Preislogik: Verkaufspreis, Einkaufspreis, Preislisten, Staffelpreise, Rabatte
  • Steuern: Steuersatz, Steuerkennzeichen (wichtig für korrekte Rechnungen)
  • Lager & Verfügbarkeit: Lagerort(e), Mindestbestand, Meldebestand, aktuelle Bestände/Reservierungen (oft teils Stammdaten, teils abgeleitet)
  • Einheiten & Verpackung: Stück, Karton, Palette, Umrechnungsfaktoren
  • Prozessdaten: Lieferzeit, Dispositionsparameter, Artikelgruppen, Kontierung/Warengruppen

Wie funktioniert ein Artikelstamm in der Praxis? (einfach erklärt)

  • 1) Anlegen/Import: Sie erstellen den Artikel einmal (oder importieren ihn aus Excel/Lieferantenkatalogen).
  • 2) Pflege & Freigabe: Preise, Texte, Steuern und Einheiten werden geprüft und aktualisiert (z. B. bei Preiserhöhungen).
  • 3) Nutzung in allen Prozessen: Vertrieb zieht Artikel in Angebote/Rechnungen, Einkauf bestellt exakt denselben Artikel, Lager bucht Wareneingänge/-ausgänge.
  • 4) Auswertung: Sie können Umsatz, Marge, Lagerumschlag oder Renner/Penner pro Artikelgruppe auswerten – ohne Datenchaos.

Warum ist der Artikelstamm wichtig – besonders für KMU?

Ohne sauberen Artikelstamm entstehen typische Fehler: falsche Preise im Angebot, falscher Steuersatz auf der Rechnung, doppelte Artikel (z. B. „Schraube M8“ und „M8 Schraube“), oder Lagerbestände, die nicht zur Realität passen. Ein gepflegter Item Master spart Zeit, reduziert Rückfragen im Team und macht Automatisierung überhaupt erst möglich – etwa wenn Rechnungen automatisch aus Aufträgen entstehen oder Bestellungen bei Unterschreiten des Meldebestands angestoßen werden (siehe Automatisierung (Automation), z. B. auch über Tools wie n8n).

Beispiel aus dem Alltag

Sie verkaufen einen Artikel „Kaffeebohnen 1 kg“. Im Artikelstamm sind EAN, 7% MwSt., Verkaufspreis 19,90 €, Einkaufspreis 12,00 €, Einheit „Beutel“, Meldebestand 20 und Lieferzeit 3 Tage hinterlegt. Dadurch erstellt der Vertrieb Angebote korrekt, die Buchhaltung rechnet richtig ab, und das Lager erkennt frühzeitig, wann nachbestellt werden muss.

Was kostet die Einführung/Pflege eines Artikelstamms?

Der Artikelstamm selbst ist kein „Extra-Produkt“, sondern Teil Ihres ERP/WaWi/Shop-Setups. Kosten entstehen vor allem durch Datenaufbereitung (Bereinigung, Dubletten, Struktur) und laufende Pflege. Für KMU ist häufig ein pragmatischer Start sinnvoll: Kernartikel sauber anlegen, klare Regeln definieren (Benennung, Nummernkreise, Verantwortlichkeiten) und dann schrittweise erweitern.