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Auftragsabwicklung (Order-to-Cash)

Prozess von Auftrag über Lieferung bis Rechnung und Zahlungseingang.

Auftragsabwicklung (Order-to-Cash, kurz O2C) ist der durchgängige Geschäftsprozess vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang. Er umfasst typischerweise Angebot/Bestellung, Auftragsbestätigung, Lager- und Lieferabwicklung, Rechnungsstellung sowie Mahnwesen. Ziel ist, Aufträge schnell, fehlerarm und transparent abzuwickeln – und Liquidität planbar zu sichern.

Was bedeutet „Order-to-Cash“?

„Order-to-Cash“ heißt wörtlich „von der Bestellung bis zum Geld“. Gemeint ist die komplette Kette aller Schritte, die nötig sind, damit aus einer Bestellung eine Lieferung und am Ende eine bezahlte Rechnung wird. In vielen Unternehmen läuft O2C nicht in einem Tool, sondern über mehrere Systeme (z. B. CRM + ERP + Buchhaltung) – genau dort entstehen oft Medienbrüche und Fehler.

Wie funktioniert Auftragsabwicklung (Order-to-Cash)?

  • 1) Auftrag erfassen: Anfrage/Bestellung kommt per E-Mail, Telefon, Shop oder Außendienst. Kundendaten, Artikel, Preise und Lieferadresse werden erfasst (oft im CRM oder ERP).
  • 2) Prüfen & bestätigen: Verfügbarkeit, Liefertermin, Kreditlimit/Zahlungsbedingungen prüfen; Auftragsbestätigung an den Kunden senden.
  • 3) Kommissionieren & versenden: Ware wird gepickt, verpackt und verschickt; Versandlabel, Lieferschein und Tracking entstehen.
  • 4) Lieferung & Nachweise: Zustellung dokumentieren (z. B. Proof of Delivery), Retouren oder Teillieferungen verarbeiten.
  • 5) Rechnung & Zahlung: Rechnung erstellen/versenden (E-Rechnung/PDF), Zahlungseingang zuordnen, offene Posten überwachen und bei Bedarf mahnen.

Wofür brauchen KMU Order-to-Cash – besonders ohne IT-Abteilung?

Für kleine und mittlere Unternehmen ist O2C der „Motor“ für Umsatz und Cashflow. Wenn Schritte manuell in Excel, E-Mail und Papier ablaufen, passieren typische Probleme: falsche Preise, doppelte Dateneingabe, vergessene Rechnungen, unklare Liefertermine oder verspätete Mahnungen. Eine sauber aufgesetzte Auftragsabwicklung reduziert Rückfragen, verbessert die Kundenzufriedenheit und sorgt dafür, dass Geld schneller auf dem Konto ist.

Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb bestätigt Aufträge im CRM, übergibt sie ans ERP für Material und Lager, erstellt nach Leistungserfassung automatisch die Rechnung und sieht im Dashboard, welche Kunden überfällig sind. So muss niemand „nach Bauchgefühl“ hinterhertelefonieren.

Welche Tools sind beteiligt (CRM/ERP/Automatisierung)?

In der Praxis verteilt sich O2C häufig auf:

  • CRM: Kundendaten, Angebote, Kommunikation, Historie (wer hat was wann bestellt?).
  • ERP/Warenwirtschaft: Artikelstamm, Preise, Lagerbestand, Einkauf, Lieferscheine, Versandprozesse.
  • Buchhaltung: Rechnungen, Offene-Posten-Liste, Zahlungseingänge, Mahnwesen.
  • Integration/Workflows: Mit Automatisierung (Automation) lassen sich wiederkehrende Schritte verbinden (z. B. Rechnung nach Versand auslösen). Tools wie n8n können Daten zwischen Systemen synchronisieren, ohne dass eine eigene IT nötig ist.

Warum ist Auftragsabwicklung wichtig?

  • Weniger Fehler & weniger Aufwand: Keine doppelte Dateneingabe, weniger Tippfehler, weniger Rückfragen.
  • Schnellere Zahlung: Rechnungen gehen pünktlich raus, Mahnläufe sind klar geregelt.
  • Bessere Transparenz: Jeder sieht den Status: „offen“, „in Lieferung“, „fakturiert“, „bezahlt“.
  • Bessere Kundenerfahrung: Verlässliche Liefertermine, korrekte Dokumente, schnelle Reaktion bei Problemen.

Was kostet eine O2C-Lösung?

Die Kosten hängen davon ab, ob Sie einzelne Tools verbinden oder eine Suite nutzen. Typisch sind monatliche Lizenzkosten pro Nutzer (oft ab ca. 20–80 € je Tool/Modul) plus Einrichtung/Prozess-Setup (von wenigen Stunden bis mehrere Tage). Entscheidend ist weniger „das Tool“, sondern saubere Stammdaten (Kunden, Artikel, Preise) und klar definierte Schritte.