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BI (Business Intelligence) / Reporting

Auswertungen und Dashboards für Entscheidungen aus Unternehmensdaten.

BI (Business Intelligence) / Reporting bedeutet: Unternehmensdaten aus Systemen wie CRM, ERP oder Shop in verständliche Auswertungen, Berichte und Dashboards zu verwandeln, damit Sie schneller und sicherer Entscheidungen treffen können. Statt Bauchgefühl sehen Sie z. B. Umsatz, Kosten, Pipeline, offene Rechnungen oder Support-Last auf einen Blick – ideal für KMU ohne eigene IT.

Was bedeutet BI (Business Intelligence) und was ist Reporting?

Business Intelligence (BI) ist der Oberbegriff für das Sammeln, Aufbereiten und Analysieren von Daten. Reporting ist der Teil davon, der Ergebnisse als regelmäßige Berichte oder Dashboards darstellt (z. B. „Monatsreport Vertrieb“). BI geht oft einen Schritt weiter und ermöglicht Drill-downs (von „Gesamtumsatz“ zu „Umsatz pro Produkt/Region“), Vergleiche (Vorjahr vs. aktuelles Jahr) und Ursachenanalysen.

Wie funktioniert BI / Reporting in der Praxis?

  • 1) Datenquellen anbinden: z. B. CRM (Leads, Deals), ERP (Rechnungen, Lager), CMS/Shop (Traffic, Bestellungen), Support-Tool (Tickets).
  • 2) Daten vereinheitlichen: gleiche Begriffe und IDs nutzen (z. B. „Kunde“ in CRM und ERP zusammenführen), Dubletten reduzieren.
  • 3) Kennzahlen (KPIs) definieren: z. B. Deckungsbeitrag, Conversion Rate, Ø Zahlungsziel, Churn, Cashflow.
  • 4) Visualisieren: Dashboards, Diagramme, Ampeln, Filter (Zeitraum, Team, Produkt).
  • 5) Automatisieren & teilen: Report per E-Mail/Slack, wöchentliches Update, Rollen & Zugriffsrechte.

Wofür brauchen KMU BI / Reporting?

BI lohnt sich besonders, wenn Daten in mehreren Tools verteilt sind und Fragen immer wieder auftauchen. Typische Anwendungsfälle:

  • Vertrieb: Pipeline-Übersicht, Abschlussquote, Forecast, Top-Quellen für Leads aus dem CRM.
  • Finanzen: Offene Posten, Mahnstatus, Liquiditätsvorschau, Kostenstellen-Reports aus dem ERP.
  • Marketing: Kampagnen-ROI, Website-Performance, Leads pro Kanal (CMS/Analytics + CRM).
  • Operations: Lagerumschlag, Lieferzeiten, Reklamationsquote, Auslastung.
  • Management: Ein „Single Source of Truth“-Dashboard statt Excel-Silos.

Gerade ohne IT-Abteilung reduziert BI den manuellen Aufwand (weniger Excel-Kopieren), senkt Fehlerquoten und schafft Transparenz: Welche Produkte sind wirklich profitabel? Welche Kunden zahlen spät? Wo verlieren wir Deals?

Worauf sollten Sie achten (damit BI nicht frustriert)?

  • Datenqualität vor Design: Ein schönes Dashboard hilft nicht, wenn Stammdaten inkonsistent sind.
  • Weniger ist mehr: Starten Sie mit 5–10 Kern-KPIs, die wirklich Entscheidungen auslösen.
  • Klare Definitionen: Was zählt als „Lead“, „Opportunity“, „Umsatz“? Sonst vergleicht jeder etwas anderes.
  • Automatisierung: Tools wie Automatisierung (Automation) oder n8n können Datenflüsse und Report-Versand vereinfachen.

Was kostet BI / Reporting?

Die Kosten hängen stark davon ab, wie viele Datenquellen, Nutzer und wie viel „Aufbereitung“ nötig ist. Für KMU gibt es häufig BI-Tools ab ca. 20–50 € pro Nutzer/Monat (plus ggf. Daten-Connectoren). Der größere Kostenblock ist oft die Einrichtung (Datenmodell, KPIs, Rechte, Automationen) – von „ein paar Tagen“ bis „mehrere Wochen“, je nach Komplexität.

Merksatz: BI/Reporting ist Ihr „Cockpit“ für das Unternehmen: Es verbindet Daten aus CRM/ERP/CMS, macht sie vergleichbar und zeigt sie so, dass Sie schneller handeln können.