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Business Relationship Manager (BRM)

Managt Erwartungen/Bedarf der Fachbereiche gegenüber der IT.

Ein Business Relationship Manager (BRM) ist eine Schnittstellenrolle zwischen Fachbereichen und IT, die Erwartungen, Bedarf und Prioritäten aus dem Business strukturiert aufnimmt, übersetzt und in umsetzbare IT-Services, Projekte oder Verbesserungen überführt. Ziel ist, dass IT messbaren Geschäftsnutzen liefert – mit klaren Zuständigkeiten, realistischen Zusagen und transparenten Entscheidungen.

Was macht ein BRM konkret?

Der BRM „managt die Beziehung“ – nicht im Sinne von Small Talk, sondern als fortlaufenden Prozess: Er sorgt dafür, dass Fachbereiche verstanden werden, Anforderungen sauber formuliert sind und die IT (intern oder extern) verlässlich liefern kann. Typische Aufgaben sind:

  • Bedarfsaufnahme & Priorisierung: Anforderungen sammeln, bündeln und nach Business Value, Risiko, Aufwand und Dringlichkeit priorisieren.
  • Übersetzung zwischen Business & Technik: Fachliche Ziele (z. B. „schneller Angebote erstellen“) in umsetzbare Anforderungen (Prozesse, Daten, Systeme, Schnittstellen) überführen.
  • Service- und Leistungssteuerung: Erwartungsmanagement zu Scope, Zeit, Budget und Qualität – oft entlang von SLA & SLO (Service Level Objectives).
  • Stakeholder-Management: Konflikte moderieren (z. B. Vertrieb will Geschwindigkeit, Finance will Kostenkontrolle) und Entscheidungen herbeiführen.
  • Roadmaps & Portfolio: Mit IT/Providern eine realistische Umsetzungs-Roadmap und ein Demand-Backlog pflegen.

Wie funktioniert BRM in der Praxis? (Ablauf)

  • 1) Business-Ziele klären: Welche Ziele verfolgt der Fachbereich (Umsatz, Effizienz, Compliance, Kundenerlebnis)?
  • 2) Bedarf strukturieren: Anforderungen in Use Cases, Prozesse und Muss/Kann-Kriterien überführen.
  • 3) Optionen bewerten: Make-or-buy, Anbieter, Risiken (Datenschutz, Sicherheit), grobe Kosten/Nutzen-Abschätzung.
  • 4) Priorisieren & entscheiden: Gemeinsame Prioritätenliste, klare Verantwortlichkeiten, definierte Erfolgskennzahlen.
  • 5) Lieferung begleiten: Abstimmung, Abnahme, Change-Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung.

Warum ist ein BRM für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung besonders wichtig?

Wenn keine interne IT-Struktur existiert, laufen Anforderungen oft „ungefiltert“ an Dienstleister: mal als spontane Zurufe, mal als überladene Wunschlisten. Das führt zu Missverständnissen, Budgetüberschreitungen und Frust („Die IT liefert nicht“ / „Das Business weiß nicht, was es will“). Ein BRM schafft hier Ordnung, indem er Erwartungen realistisch macht, Prioritäten durchsetzt und externe Partner zielgerichtet steuert. Gerade bei Managed Services oder mehreren Dienstleistern verhindert der BRM, dass Zuständigkeiten verschwimmen.

Beispiel

Ein mittelständisches Unternehmen möchte KI-gestützte Kundenanfragen automatisieren. Der Fachbereich wünscht „Chatbot wie ChatGPT“. Der BRM klärt zuerst Ziele (z. B. 30% weniger Tickets), prüft Rahmenbedingungen (Datenschutz, Wissensquellen), definiert Anforderungen (FAQ, Wissensdatenbank, Eskalation) und stimmt mit dem IT-Partner eine Lösung ab – ggf. mit Generative KI (Generative AI) und einer Wissensbasis statt „freier“ Antworten. Ergebnis: klare Scope-Grenzen, messbarer Nutzen, weniger Überraschungen.

BRM vs. ähnliche Rollen

  • Projektmanager: steuert Umsetzung eines Projekts; BRM steuert Bedarf, Prioritäten und Beziehung dauerhaft.
  • Product Owner: verantwortet ein Produkt/Backlog; BRM ist breiter aufgestellt und businessseitig ausgerichtet.
  • IT-Berater: oft zeitlich befristet; BRM ist idealerweise eine kontinuierliche Governance-Funktion.

Wann lohnt sich ein BRM?

Typische Trigger sind: viele parallele IT-Wünsche, unklare Prioritäten, wiederkehrende Eskalationen mit Dienstleistern, fehlende Transparenz über Kosten/Nutzen oder der Aufbau eines Service-Modells. Für kleine Unternehmen kann der BRM auch „fractional“ (teilzeit/extern) sinnvoll sein – als feste Ansprechperson, die Business und IT dauerhaft synchronisiert.