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Change Manager (ITSM-Rolle)

Kontrolliert IT-Änderungen, Risiken, Freigaben und Change-Kalender.

Ein Change Manager (ITSM-Rolle) ist die verantwortliche Person im IT Service Management, die Änderungen an IT-Systemen kontrolliert plant, bewertet und freigibt. Ziel ist, Risiken und Ausfallzeiten zu minimieren, Compliance einzuhalten und sicherzustellen, dass Changes koordiniert, dokumentiert und zum richtigen Zeitpunkt umgesetzt werden – oft über einen zentralen Change-Kalender.

Was bedeutet „Change Manager“ im ITSM?

„Change“ meint hier nicht Kulturwandel, sondern technische oder organisatorische Änderungen an IT-Services: z. B. Updates, Konfigurationsänderungen, Firewall-Regeln, neue Benutzerprozesse, Cloud-Migrationen oder Anpassungen an Schnittstellen. Der Change Manager steuert den Prozess, in dem solche Änderungen als „Change Requests“ erfasst, priorisiert, risikobewertet und (je nach Kritikalität) durch ein Gremium (CAB – Change Advisory Board) oder definierte Freigaberegeln genehmigt werden.

Wie funktioniert die Arbeit eines Change Managers (typischer Ablauf)?

  • 1) Erfassen & klassifizieren: Change Request anlegen, Umfang, betroffene Systeme, Dringlichkeit und Change-Typ (Standard/Normal/Emergency) festlegen.
  • 2) Risiko- & Impact-Analyse: Welche Services sind betroffen? Welche Abhängigkeiten gibt es? Was ist das Worst-Case-Szenario (z. B. Produktionsstillstand)?
  • 3) Planung: Umsetzungsschritte, Testplan, Rollback-Plan, Kommunikationsplan und benötigte Ressourcen definieren.
  • 4) Freigabe: Entscheidung durch Change Manager, CAB oder vordefinierte Autorisierung (z. B. bei Standard Changes).
  • 5) Terminierung im Change-Kalender: Konflikte vermeiden (z. B. parallel geplante Wartungsfenster), passende Wartungszeiten wählen.
  • 6) Review & Dokumentation: Nach Umsetzung Erfolg prüfen, Incidents analysieren, Lessons Learned festhalten.

Warum ist die Rolle besonders wichtig für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung?

Wenn externe Dienstleister, Managed Services oder mehrere Anbieter beteiligt sind, steigt das Risiko unkoordinierter Änderungen („jemand spielt schnell ein Update ein“). Ein Change Manager schafft klare Regeln: Wer darf was ändern, wann, mit welcher Freigabe – und wie wird im Fehlerfall zurückgerollt. Das reduziert ungeplante Ausfälle, schützt geschäftskritische Prozesse und sorgt für Nachvollziehbarkeit gegenüber Geschäftsführung, Auditoren und Versicherern.

Beispiele aus der Praxis

  • Microsoft-365-Änderung: Aktivierung neuer Security-Policies wird als Change geplant, getestet und außerhalb der Kernarbeitszeit ausgerollt.
  • ERP-Update: Change Manager koordiniert Wartungsfenster, Abstimmung mit Fachbereich, Backup/Restore-Plan und Abnahme.
  • Emergency Change: Kritische Sicherheitslücke erfordert sofortigen Patch – trotzdem mit minimaler Dokumentation, schneller Freigabe und nachträglichem Review.

Abgrenzung: Change Manager vs. Projektleitung

Projektleitungen liefern die Umsetzung (Scope, Budget, Timeline). Der Change Manager stellt sicher, dass die Änderung in den laufenden IT-Betrieb passt, Risiken transparent sind und Freigaben/Kommunikation sauber laufen. In kleinen Organisationen kann eine Person beide Hüte tragen – wichtig ist dann ein klarer Prozess.

Was kostet ein Change Manager (ITSM-Rolle)?

Die Kosten hängen davon ab, ob die Rolle intern, als Teil eines Managed-Services-Vertrags oder als externer Berater besetzt wird. Häufige Kostentreiber sind Change-Volumen (Anzahl/Monat), Kritikalität (24/7-Betrieb), Tooling (ITSM-Tool) und Governance-Anforderungen. Für kleinere Unternehmen ist oft ein „Light“-Change-Management sinnvoll: klare Freigaberegeln, Change-Kalender, Standard-Changes und ein schlankes CAB bei Bedarf.