Cycle Time (Durchlaufzeit)

Cycle Time (Durchlaufzeit) ist die Zeitspanne vom Start bis zum Abschluss eines einzelnen Prozessfalls – z. B. von der Ticket-Eröffnung bis zur Lösung, vom Auftragseingang bis zur Auslieferung oder vom Antrag bis zur Genehmigung. Sie zeigt, wie schnell ein Prozess tatsächlich „durchläuft“ und ist eine zentrale Kennzahl für Effizienz, Kundenzufriedenheit und Skalierbarkeit.

Was bedeutet Cycle Time (Durchlaufzeit)?

„Cycle Time“ bedeutet wörtlich die Zeit für einen vollständigen Zyklus. Im Prozesskontext meint das: Ein Fall (Case) startet an einem klar definierten Zeitpunkt (z. B. „Ticket erstellt“, „Bestellung eingegangen“) und endet, wenn ein definiertes Ergebnis erreicht ist (z. B. „Ticket geschlossen“, „Ware versendet“). Wichtig ist die saubere Definition von Start- und Endpunkt – sonst werden Werte zwischen Teams oder Tools nicht vergleichbar.

Wie funktioniert die Messung der Durchlaufzeit?

In der Praxis wird die Cycle Time meist aus Zeitstempeln in Systemen (Helpdesk, ERP, CRM, Workflow-Tool) berechnet. Typischer Ablauf:

• 1) Startpunkt festlegen: z. B. „Eingang einer Anfrage“ oder „Status wechselt auf In Bearbeitung“.
• 2) Endpunkt festlegen: z. B. „Erledigt/Closed“ oder „Rechnung versendet“.
• 3) Zeitdifferenz berechnen: in Minuten/Stunden/Tagen – je nach Prozess.
• 4) Aggregieren: Mittelwert, Median und Perzentile (z. B. P90) nutzen, um Ausreißer zu verstehen.
• 5) Segmentieren: nach Ticket-Typ, Kunde, Team, Priorität oder Kanal, um Engpässe sichtbar zu machen.

Warum ist Cycle Time für KMU in wachsenden Teams so wichtig?

Wenn ein Unternehmen wächst, steigen Fallzahlen und Abstimmungen – manuelle Prozesse skalieren dann schlecht. Eine steigende Durchlaufzeit ist oft ein Frühwarnsignal: zu viele Übergaben, fehlende Standards, Wartezeiten auf Freigaben oder Medienbrüche (E-Mail, Excel, Copy-Paste). Wer Cycle Time konsequent misst, erkennt, wo Zeit verloren geht, und kann gezielt verbessern – statt nur „mehr Leute“ einzustellen.

Beispiele aus Automatisierung & Workflow-Management

• Customer Support: Cycle Time = Ticket erstellt → Ticket gelöst. Automatisierungen wie Routing, Vorqualifizierung oder Antwortvorschläge mit ChatGPT können die Durchlaufzeit senken – insbesondere bei Standardanfragen.
• Rechnungsfreigabe: Cycle Time = Rechnung eingegangen → freigegeben/bezahlt. Digitale Workflows reduzieren Liegezeiten durch automatische Erinnerungen und klare Freigaberegeln.
• Onboarding: Cycle Time = Vertrag unterschrieben → Mitarbeiter hat alle Zugänge. Mit Automatisierung (Automation) und Tools wie n8n lassen sich Accounts, Checklisten und Benachrichtigungen automatisch auslösen.

Wichtig: Cycle Time vs. Wartezeit

Cycle Time umfasst oft sowohl Bearbeitungszeit (aktive Arbeit) als auch Wartezeit (z. B. Rückfragen, Freigaben, fehlende Daten). Genau diese Warteanteile sind in vielen KMU der größte Hebel: Standardisierte Eingaben, klare Verantwortlichkeiten und automatisierte Übergaben reduzieren „Liegezeit“ drastisch.

Praxis-Tipp zur Verbesserung

Starten Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt (z. B. Support-Tickets). Definieren Sie Start/Ende, messen Sie Median und P90 und identifizieren Sie die häufigsten Ursachen für Verzögerungen. Danach lohnt sich die Automatisierung der Top-Engpässe (z. B. automatische Datenerfassung, Status-Trigger, Eskalationen) – so sinkt die Cycle Time messbar und nachhaltig.