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Datenklassifizierung (Cloud)

Einstufen von Daten (öffentlich, intern, vertraulich) für passende Schutzregeln.

Datenklassifizierung (Cloud) bedeutet, dass Sie Ihre Unternehmensdaten in Schutzklassen einteilen (z. B. „öffentlich“, „intern“, „vertraulich“), damit in Cloud- und SaaS-Systemen automatisch die passenden Sicherheitsregeln greifen. So stellen Sie sicher, dass sensible Informationen nicht versehentlich zu breit geteilt, falsch gespeichert oder ungeschützt verarbeitet werden.

Was bedeutet Datenklassifizierung in der Cloud konkret?

In der Praxis ist Datenklassifizierung eine einfache Leitfrage: Wie kritisch wäre es für mein Unternehmen, wenn diese Daten nach außen gelangen oder manipuliert werden? Daraus leiten Sie ab, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen nötig sind. In der Cloud ist das besonders wichtig, weil Daten schneller geteilt, in mehreren Tools verarbeitet und über Standorte/Provider hinweg gespeichert werden können.

Typische Klassen (Beispiele):

  • Öffentlich: Inhalte, die bewusst für alle bestimmt sind (z. B. Website-Texte, Pressemitteilungen).
  • Intern: Informationen für Mitarbeitende/Partner (z. B. interne Richtlinien, Projektpläne).
  • Vertraulich: Daten mit hohem Schadenpotenzial (z. B. Kundenlisten, Verträge, Preislisten, Finanzdaten).
  • Streng vertraulich: besonders schützenswert (z. B. Gesundheitsdaten, Gehaltsdaten, Zugangsdaten, M&A-Unterlagen).

Wie funktioniert Datenklassifizierung (Cloud)? (Schritt-für-Schritt)

  • 1) Datenarten inventarisieren: Wo liegen welche Daten? (M365/Google Workspace, CRM, Ticketsystem, Fileshares, Data Warehouse).
  • 2) Klassen & Regeln definieren: Für jede Klasse festlegen: Wer darf zugreifen? Darf extern geteilt werden? Welche Aufbewahrung gilt?
  • 3) Kennzeichnen (Labeling): Dateien/E-Mails/Datensätze erhalten Labels (manuell, per Policy oder automatisiert).
  • 4) Schutzmaßnahmen automatisch anwenden: z. B. Verschlüsselung, Watermarking, eingeschränktes Teilen, MFA-Pflicht, Export-Sperren.
  • 5) Kontrolle & Nachweis: Monitoring, Audits, Reports (Compliance) und regelmäßige Überprüfung der Regeln.

Warum ist Datenklassifizierung (Cloud) wichtig?

Für KMU ist sie ein pragmatischer Hebel, um Risiken zu senken, ohne „alles maximal abzusichern“ (was teuer und unpraktisch wäre). Sie hilft bei:

  • Schutz vor Datenabfluss: Weniger Fehlfreigaben in Cloud-Drives und weniger „Schatten-IT“.
  • DSGVO-Umsetzung: Personenbezogene Daten gezielt schützen und Verarbeitung nachvollziehbar machen (siehe Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).
  • KI-Nutzung mit Leitplanken: Wenn Mitarbeitende ChatGPT oder andere Tools nutzen, können Regeln verhindern, dass „vertrauliche“ Inhalte in unsichere Kontexte kopiert werden (z. B. über Data Loss Prevention (DLP) für KI oder PII Redaction (PII-Schwärzung)).
  • Effizienz: Nicht jede Datei braucht gleich strenge Maßnahmen; das spart Kosten und reduziert Reibung im Alltag.

Beispiele aus dem Alltag (Cloud & SaaS)

  • Verträge: als „vertraulich“ gelabelt → externe Freigaben nur für bestimmte Domains, Download gesperrt, Zugriff protokolliert.
  • HR-Dokumente: „streng vertraulich“ → Zugriff nur HR, zusätzliche Authentifizierung, kurze Aufbewahrungsfristen.
  • Marketing-Material: „öffentlich“ → darf breit geteilt werden, keine Sonderrestriktionen.

Was kostet Datenklassifizierung (Cloud)?

Die Kosten hängen weniger von „der Klassifizierung“ selbst ab, sondern von Tooling, Automatisierung und Rollout: Anzahl Systeme, Nutzer, benötigte Policies, Schulungen und ob automatische Erkennung (z. B. PII) eingesetzt wird. Für viele KMU startet man schlank (2–4 Klassen, klare Freigaberegeln) und baut später aus, wenn Prozesse und Akzeptanz stehen.