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Digitalisierungsstrategie

Roadmap für Prioritäten, Maßnahmen und KPIs der Digitalisierung.

Eine Digitalisierungsstrategie ist die verbindliche Roadmap eines Unternehmens, die festlegt, welche digitalen Prioritäten verfolgt werden, welche Maßnahmen dafür umgesetzt werden und wie der Erfolg über KPIs gemessen wird. Für kleine Unternehmen ist sie vor allem ein Entscheidungsrahmen: Sie verhindert „Tool-Zufallskäufe“, bündelt Budget und sorgt dafür, dass Digitalisierung messbar zu Umsatz, Effizienz oder besserem Service beiträgt.

Was bedeutet „Digitalisierungsstrategie“ konkret?

Der Begriff meint nicht nur „mehr Software einsetzen“, sondern die geplante Weiterentwicklung von Prozessen, Daten, Organisation und IT-Landschaft. Eine gute Strategie beantwortet u. a. diese Fragen: Welche Geschäftsziele (z. B. schneller liefern, weniger Fehler, mehr Leads) sollen durch Digitalisierung erreicht werden? Welche Prozesse haben den größten Hebel? Welche Systeme und Daten werden dafür benötigt? Und welche Risiken (Datenschutz, Sicherheit, Abhängigkeiten) müssen gemanagt werden?

Wie funktioniert eine Digitalisierungsstrategie? (Vorgehen in 5 Schritten)

  • 1) Ausgangslage & Ziele klären: Ist-Analyse von Prozessen (z. B. Angebot → Auftrag → Rechnung), Pain Points, IT-Systemen, Datenqualität und Skills. Daraus werden 3–5 klare Ziele abgeleitet.
  • 2) Use Cases priorisieren: Maßnahmen nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten bewerten (z. B. „digitale Auftragsmappe“, „CRM-Einführung“, „E-Rechnung“, „Self-Service Portal“).
  • 3) Zielbild & Architektur festlegen: Welche Kernsysteme (ERP/CRM/DMS), Integrationen und Datenflüsse braucht es? Wo wird standardisiert, wo individualisiert?
  • 4) Umsetzungsplan (Roadmap) bauen: Projekte in Quartale/Monate planen, Verantwortliche benennen, Budget und Ressourcen sichern, Meilensteine definieren.
  • 5) KPIs & Steuerung etablieren: Messgrößen festlegen (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Automatisierungsgrad, Ticket-Volumen, Conversion Rate) und regelmäßig nachsteuern.

Beispiele für typische Maßnahmen (KMU)

  • Prozessdigitalisierung: Digitale Belegerfassung, Workflow-Freigaben, mobile Datenerfassung im Außendienst.
  • Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe (z. B. Rechnungsversand, Lead-Routing, Statusmails) mit Automatisierung (Automation) oder Tools wie n8n.
  • Kundenschnittstelle: Online-Terminbuchung, Support-Formulare, Kundenportal für Auftragsstatus und Dokumente.
  • Daten & Reporting: Einheitliche Kennzahlen, saubere Stammdaten, Dashboards für Vertrieb und Operations.
  • KI sinnvoll einsetzen: z. B. Textentwürfe, Wissenssuche oder Support-Entlastung mit ChatGPT bzw. Generative KI (Generative AI), aber eingebettet in klare Richtlinien (z. B. AI Governance und Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).

Warum ist eine Digitalisierungsstrategie wichtig?

Ohne Strategie entstehen Insellösungen: Daten werden doppelt gepflegt, Mitarbeitende weichen auf Schatten-Tools aus, und der Nutzen bleibt unklar. Mit Strategie priorisieren Geschäftsführer nach Business-Impact, reduzieren Reibungsverluste und schaffen Transparenz über Kosten, Risiken und Fortschritt. Besonders wichtig: Digitalisierung ist auch Change—die Strategie sollte daher Schulung, Rollen und Akzeptanz aktiv mitdenken.

Was kostet eine Digitalisierungsstrategie?

Die Kosten hängen stark von Umfang, Reifegrad und externer Unterstützung ab. Häufig sind es weniger die Strategie-Dokumente selbst, sondern die Umsetzung (Softwarelizenzen, Integration, Prozessarbeit, Schulungen), die den größten Anteil ausmacht. Praktisch gilt: Lieber mit einer schlanken, umsetzungsnahen Roadmap starten und in 90-Tage-Inkrementen nachschärfen, statt ein „Jahreskonzept“ ohne Umsetzungskraft zu erstellen.