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Dublettenprüfung (Duplicate Management)

Findet und verhindert doppelte Datensätze, z.B. Kontakte im CRM.

Dublettenprüfung (Duplicate Management) ist der Prozess, doppelte Datensätze in Business-Software (z. B. CRM, ERP oder CMS) zu erkennen, zusammenzuführen oder zu verhindern. Ziel ist eine „Single Source of Truth“: Jede Person, Firma oder jeder Artikel soll nur einmal sauber im System existieren – damit Vertrieb, Service, Marketing und Buchhaltung mit verlässlichen Daten arbeiten.

Was bedeutet Dublettenprüfung (Duplicate Management)?

„Dubletten“ sind doppelte oder sehr ähnliche Einträge, z. B. „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“ oder ein Kontakt einmal mit privater E-Mail und einmal mit Firmen-E-Mail. Duplicate Management umfasst Regeln, Workflows und Verantwortlichkeiten, um solche Duplikate zu finden, zu bewerten und zu bereinigen – idealerweise automatisch oder mit minimalem manuellen Aufwand.

Wie funktioniert Dublettenprüfung in der Praxis?

  • 1) Abgleich beim Anlegen/Import: Beim Speichern eines neuen Kontakts oder beim CSV-Import prüft das System, ob ein ähnlicher Datensatz bereits existiert.
  • 2) Matching-Regeln: Es wird nach eindeutigen Merkmalen (z. B. E-Mail-Adresse, Kundennummer, USt-IdNr.) und nach „unscharfen“ Merkmalen gesucht (z. B. Name, Firma, Telefonnummer, Adresse).
  • 3) Scoring & Vorschläge: Viele Tools berechnen eine Ähnlichkeitsbewertung (Score) und schlagen mögliche Dubletten vor.
  • 4) Entscheidung & Merge: Datensätze werden automatisch oder nach Freigabe zusammengeführt (Merge). Dabei wird festgelegt, welche Felder „gewinnen“ (z. B. neueste Telefonnummer, vollständigste Adresse).
  • 5) Kontinuierliche Kontrolle: Regelmäßige Dubletten-Reports, Dashboard-Warnungen oder automatische Jobs halten die Daten langfristig sauber.

Warum ist Dublettenprüfung wichtig (gerade für KMU ohne IT-Abteilung)?

Dubletten kosten Zeit und Geld: Vertrieb ruft denselben Lead zweimal an, Marketing verschickt doppelte Newsletter, der Support sieht nicht die komplette Historie und die Buchhaltung ordnet Zahlungen dem falschen Debitor zu. Für KMU ist das besonders kritisch, weil wenige Personen viele Rollen abdecken und Datenfehler sofort im Alltag spürbar werden.

  • Bessere Kundenkommunikation: Keine doppelten Mails, keine widersprüchlichen Infos.
  • Saubere Auswertungen: Pipeline, Umsatz, Kampagnen-ROI und Forecasts werden realistischer.
  • Schnellere Prozesse: Weniger Nacharbeit bei Importen, Übergaben und Reports.
  • Weniger Risiko: Weniger Verwechslungen bei Rechnungen, Angeboten und Datenschutz-Anfragen (z. B. Auskunft/Löschung).

Typische Beispiele für Dubletten

  • CRM: „Max Mustermann“ existiert als Lead und als Kontakt – mit unterschiedlichen Telefonnummern.
  • ERP: Ein Lieferant wurde zweimal angelegt, weil einmal „GmbH“ fehlt – Rechnungen landen auf zwei Konten.
  • CMS/Shop: Ein Kunde hat zwei Accounts (Google-Login + E-Mail-Login) – Bestellhistorie ist gesplittet.

Was kostet Dublettenprüfung?

Viele CRM/ERP-Systeme bieten einfache Dublettenregeln bereits im Standard. Erweiterte Funktionen (unscharfes Matching, automatische Merge-Workflows, regelmäßige Datenqualitäts-Jobs) sind oft in höheren Plänen oder als Add-on enthalten. Die größten „Kosten“ entstehen meist nicht durch Lizenzen, sondern durch manuelle Bereinigung, wenn Dubletten über Monate/Jahre wachsen.

Praxis-Tipps für den Start

  • Definiere eindeutige Schlüssel: E-Mail (B2C) oder Kundennummer/USt-IdNr. (B2B) als Pflichtfeld, wo möglich.
  • Standardisiere Eingaben: Schreibweisen für Firma, Straße, Länderkennzeichen, Telefonnummern.
  • Importe „vorne“ prüfen: Dublettenprävention beim Import spart später Stunden.
  • Automatisiere, wo es geht: Mit Automatisierung (Automation) und Tools wie n8n lassen sich Prüfungen und Freigaben in Workflows gießen.