ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine Business-Software, die zentrale Unternehmensbereiche wie Einkauf, Lager/Warenwirtschaft, Verkauf, Buchhaltung, Projekte und Prozesse in einem System zusammenführt. Statt vieler einzelner Excel-Listen und Insellösungen arbeiten alle Teams mit denselben Daten – das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft Transparenz.

Was bedeutet ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, auf Deutsch etwa „Unternehmensressourcen planen“. Gemeint sind damit Ressourcen wie Material, Zeit, Personal, Geld und Informationen. Ein ERP-System hilft, diese Ressourcen zu planen, zu steuern und auszuwerten – vom Angebot bis zur Rechnung, vom Wareneingang bis zur Inventur.

Wie funktioniert ein ERP-System in der Praxis?

Ein ERP bildet typische Abläufe (Workflows) als durchgängige Prozesskette ab. Beispiel: Ein Kunde bestellt, die Ware wird reserviert, der Einkauf wird ggf. ausgelöst, die Lieferung wird erstellt und am Ende wird automatisch die Rechnung geschrieben. Alle Schritte greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu.

• Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Konten – einmal gepflegt, überall nutzbar.
• Bewegungsdaten: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungen, Projektzeiten – werden laufend erzeugt.
• Module: Viele ERPs sind modular (z. B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement) und lassen sich nach Bedarf erweitern.
• Auswertungen: Dashboards und Berichte zeigen z. B. offene Posten, Lagerbestand, Deckungsbeiträge oder Projektbudgets.

Wofür brauchen KMU ohne IT-Abteilung ein ERP?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren, weil ein ERP Ordnung in wiederkehrende Abläufe bringt – ohne dass man eine eigene IT-Mannschaft braucht. Moderne Cloud-ERPs sind meist schneller startklar, werden vom Anbieter gewartet und sind per Browser nutzbar.

• Weniger Doppelarbeit: Daten werden nicht mehrfach in verschiedene Tools eingetippt.
• Weniger Fehler: Einheitliche Daten verhindern Zahlendreher, falsche Preise oder veraltete Lagerbestände.
• Bessere Planung: Sie sehen frühzeitig, was nachbestellt werden muss und welche Aufträge profitabel sind.
• Schnellere Abrechnung: Lieferschein und Rechnung entstehen direkt aus dem Auftrag – das beschleunigt den Cashflow.

ERP vs. CRM – wo ist der Unterschied?

Ein ERP steuert vor allem interne Abläufe (Waren, Finanzen, Prozesse). Ein CRM-System fokussiert stärker auf Kundenbeziehungen (Leads, Vertrieb, Kommunikation). In vielen Unternehmen arbeiten ERP und CRM zusammen oder sind in einer Suite kombiniert – wichtig ist, dass Kundendaten, Auftragsstatus und Rechnungen konsistent bleiben.

Was kostet ein ERP?

Die Kosten hängen stark von Nutzerzahl, Modulen, Branche und Einführungsaufwand ab. Häufig gibt es Cloud-Angebote als Abo „pro Nutzer/Monat“ (oft ab ca. 20–100+ € je nach Funktionsumfang). Hinzu kommen meist einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und ggf. Schnittstellen – diese Faktoren entscheiden oft mehr als der reine Lizenzpreis.

Typische Beispiele, wann ein ERP sinnvoll wird

• Sie verlieren den Überblick über Lagerbestände, Nachbestellungen oder Liefertermine.
• Angebote, Aufträge und Rechnungen werden in unterschiedlichen Dateien gepflegt.
• Die Buchhaltung kostet zu viel Zeit, weil Belege und Daten zusammengetragen werden müssen.
• Projekte laufen „gefühlt“, aber nicht budget- oder zeitorientiert steuerbar.

Wenn Sie zusätzlich Abläufe zwischen Tools automatisieren möchten (z. B. Bestellbestätigung aus dem Shop ins ERP, Rechnung ans Buchhaltungstool), können Integrations- und Automationsplattformen wie n8n in Kombination mit Automatisierung (Automation) helfen – besonders, wenn keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist.