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Exception Handling (Ausnahmebehandlung)

Umgang mit Sonderfällen, Fehlern und Abweichungen im Workflow.

Exception Handling (Ausnahmebehandlung) bezeichnet den geplanten Umgang mit Sonderfällen, Fehlern und Abweichungen in einem Workflow, damit Prozesse trotz Störungen zuverlässig weiterlaufen. Statt dass ein automatisierter Ablauf „abbricht“, werden Ausnahmen erkannt, protokolliert, korrekt weitergeleitet und – wenn möglich – automatisch behoben oder an Menschen übergeben.

Gerade in wachsenden KMU entstehen Ausnahmen häufig dort, wo Daten unvollständig sind, Systeme nicht erreichbar sind oder Regeln im Alltag „nicht ganz passen“ (z. B. Sonderkonditionen, individuelle Kundenwünsche, fehlende Pflichtfelder). Ohne saubere Ausnahmebehandlung wird Automatisierung schnell fragil: Ein einzelner Fehler stoppt den Prozess, erzeugt Nacharbeit und macht die versprochene Effizienz zunichte.

Wie funktioniert Exception Handling in der Prozessautomatisierung?

  • 1) Erkennen: Der Workflow prüft Eingaben und Systemantworten (z. B. Validierung von Pflichtfeldern, Plausibilitätschecks, API-Statuscodes).
  • 2) Klassifizieren: Einordnung nach Typ und Schweregrad (z. B. „temporär“ wie Zeitüberschreitung vs. „fachlich“ wie ungültige IBAN).
  • 3) Reagieren: Automatische Maßnahmen wie Retry/Backoff, Fallback-Schritt, alternative Route oder Abbruch mit sauberer Meldung.
  • 4) Eskalieren: Übergabe an einen Menschen (z. B. Ticket, Slack/Teams-Nachricht, E-Mail) mit Kontext und klarer To-do-Liste – idealerweise als Human-in-the-Loop (HITL).
  • 5) Protokollieren & Lernen: Logging, Monitoring und Auswertung, um Regeln zu verbessern und wiederkehrende Ausnahmen dauerhaft zu eliminieren.

Typische Beispiele aus dem KMU-Alltag

  • Rechnungsworkflow: Eine Lieferantenrechnung hat keine Bestellnummer. Ausnahmebehandlung: Workflow markiert „Klärfall“, fragt automatisiert per E-Mail nach oder erstellt ein Ticket für die Buchhaltung.
  • CRM/Lead-Prozess: Dublette erkannt (gleiche E-Mail). Ausnahmebehandlung: Datensätze werden gemerged oder zur Prüfung vorgelegt, statt doppelte Deals anzulegen.
  • API-Ausfall: Zahlungsanbieter oder Versanddienst ist kurz nicht erreichbar. Ausnahmebehandlung: automatischer Retry mit Wartezeit, danach Fallback und Benachrichtigung.
  • KI-gestützte Automatisierung: Ein Large Language Model (LLM) extrahiert Daten aus einer E-Mail, aber die Ausgabe ist unvollständig. Ausnahmebehandlung: Schema-Check, erneute Anfrage oder Übergabe an einen Mitarbeiter zur Korrektur.

Warum ist Exception Handling wichtig?

Ausnahmebehandlung macht Automatisierung robust und skalierbar: Sie reduziert manuelle Feuerwehreinsätze, verhindert Prozessabbrüche, verbessert Datenqualität und sorgt für verlässliche Durchlaufzeiten. Zusätzlich schafft sie Transparenz (welche Fehler passieren wie oft?) – eine Grundlage, um Prozesse gezielt zu verbessern und Automatisierung schrittweise auszubauen, z. B. in Tools wie n8n oder im Rahmen einer größeren Automatisierung (Automation).

Best Practices (kurz)

  • „Happy Path“ + „Unhappy Path“ designen: Ausnahmen sind normal, nicht selten.
  • Klare Ownership: Wer bekommt welche Ausnahme? Mit SLA/SLO-ähnlichen Reaktionszeiten.
  • Standardisierte Fehlermeldungen: Immer mit Kontext (Payload, Schritt, Zeit, Kunde, Vorschlag zur Lösung).
  • Messbar machen: Häufigkeit, Ursachen, Zeit bis zur Lösung – dann iterativ verbessern.