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GoBD-konforme Archivierung

Revisionssichere Ablage von Belegen nach deutschen GoBD-Regeln.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Sie steuerrelevante Dokumente (z. B. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Kassenbelege, E-Mails mit Belegcharakter) so digital ablegen, dass sie nach den deutschen GoBD-Regeln nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und bei einer Betriebsprüfung schnell auffindbar sind. Kurz: Ihre Belege werden „revisionssicher“ archiviert – inklusive Protokollen, wer was wann gemacht hat.

Was bedeutet „GoBD“ in der Praxis?

GoBD sind Vorgaben der Finanzverwaltung für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Für KMU ist das wichtig, weil heute fast alles digital entsteht: PDF-Rechnungen, E-Mail-Anhänge, Scans, Exportdateien aus dem ERP oder CRM. GoBD-konforme Archivierung sorgt dafür, dass diese Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist (oft 8 bzw. 10 Jahre – je nach Dokumentart) korrekt gespeichert und im Zweifel beweisbar sind.

Wie funktioniert GoBD-konforme Archivierung?

  • Erfassen & Importieren: Belege kommen z. B. aus Ihrem ERP, Ihrer Buchhaltung, dem E-Mail-Postfach oder per Scan (oft mit OCR).
  • Indexieren & Zuordnen: Das System vergibt Metadaten (Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Kunde) und verknüpft den Beleg mit Vorgängen (z. B. Auftrag im ERP, Kontakt im CRM).
  • Unveränderbar speichern: Nach der Ablage darf der Inhalt nicht stillschweigend geändert werden. Korrekturen passieren über neue Versionen/Belege, nicht durch „Überschreiben“.
  • Protokollieren (Audit-Trail): Änderungen, Zugriffe, Freigaben und Löschversuche werden nachvollziehbar dokumentiert.
  • Suchen & Exportieren: Bei Rückfragen oder Betriebsprüfung können Sie Belege schnell finden und in geforderter Form bereitstellen.

Wofür brauchen KMU das – besonders ohne IT-Abteilung?

Ohne klare Archivierung landen Belege oft verstreut: im E-Mail-Postfach, in Ordnern auf dem PC, in Cloud-Drives oder im CRM als Anhang. Das ist riskant: Wenn ein Beleg fehlt, nicht lesbar ist oder die Historie nicht stimmt, kann das bei der Prüfung zu Nachfragen, Schätzungen oder im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchführung führen. Eine GoBD-konforme Archivierung nimmt Ihnen diese organisatorische Last ab, weil sie Regeln technisch erzwingt (z. B. Versionierung, Protokolle, Berechtigungen).

Typische Beispiele aus CRM/ERP/CMS-Alltag

  • ERP → Archiv: Ausgangsrechnungen werden automatisch nach Rechnungsnummer und Kunde archiviert. Spätere Korrekturen laufen über Storno- und Neurechnung – alles bleibt nachvollziehbar.
  • E-Mail-Belege: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail. Das Archiv übernimmt E-Mail + Anhang als Belegpaket und macht es auffindbar (z. B. nach Lieferant, Betrag, Projekt).
  • CRM-Verknüpfung: Ein unterschriebener Vertrag wird revisionssicher abgelegt und im CRM nur referenziert (Link/ID), statt als „veränderbarer“ Datei-Anhang herumzuliegen.
  • Scan & OCR: Papierbelege werden gescannt, automatisch ausgelesen und mit Buchung/Bestellung verknüpft.

Worauf sollten Sie bei Tools achten?

Achten Sie auf: unveränderbare Ablage (z. B. WORM/Immutable Storage), sauberen Audit-Trail, Rollen- und Rechtekonzept, Volltextsuche, klare Aufbewahrungs- und Löschregeln, Exportmöglichkeiten für Prüfer sowie einfache Integrationen (z. B. per API/Webhooks) in Ihre Business-Software. Wichtig: GoBD-Konformität ist nicht nur „Tool“, sondern auch Prozess (z. B. Verfahrensdokumentation, klare Zuständigkeiten).

Wenn Sie zusätzlich KI für Dokumente einsetzen (z. B. automatische Belegerkennung), sollten Sie Datenschutz und Governance mitdenken – etwa über Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI und AI Governance – damit Ablage, Zugriff und Verarbeitung sauber geregelt sind.