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Interne KI-Chatbots (Mitarbeiter-FAQ)

Chatbot beantwortet interne Fragen zu Prozessen, IT, HR, Produkten.

Interne KI-Chatbots (Mitarbeiter-FAQ) sind Chatbots, die Mitarbeitenden im Unternehmen schnell und rund um die Uhr Antworten auf wiederkehrende Fragen geben – z. B. zu Prozessen, IT, HR, Produkten oder internen Richtlinien. Statt Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen oder Dokumente zu durchsuchen, erhalten Mitarbeitende per Chat konkrete, einheitliche Auskünfte (idealerweise mit Quellenlink).

Was bedeutet „interner KI-Chatbot“ im KMU-Alltag?

Für kleine und mittelständische Unternehmen (5–30 Mitarbeitende) ist ein interner KI-Chatbot vor allem ein praktischer „Wissens- und Prozess-Butler“: Er beantwortet Standardfragen wie „Wie beantrage ich Urlaub?“, „Wo finde ich die aktuelle Preisliste?“, „Wie richte ich E-Mail am Handy ein?“ oder „Welche Schritte gelten bei Reklamationen?“. Das reduziert Rückfragen an Geschäftsführung, Office-Management oder Teamleitungen und sorgt dafür, dass Informationen nicht nur in Köpfen einzelner Personen stecken.

Wie funktioniert ein interner KI-Chatbot?

  • Wissensquellen sammeln: z. B. Handbuch/Notion/Confluence, PDF-Anleitungen, HR-Dokumente, SOPs, Produktinfos, FAQ-Listen.
  • Antworten generieren: Ein Large Language Model (LLM) formuliert aus den gefundenen Infos eine verständliche Antwort (ähnlich wie ChatGPT).
  • Fakten absichern: Häufig wird RAG (Retrieval-Augmented Generation) genutzt: Der Bot sucht passende Textstellen in Ihrer Wissensbasis und baut die Antwort darauf auf – statt „frei zu raten“.
  • Quellen & Regeln: Mit einem System Prompt (Systemanweisung) legen Sie Ton, Grenzen (z. B. keine Rechtsberatung) und Format fest; mit Guardrails (KI-Leitplanken) verhindern Sie riskante Ausgaben.
  • Bereitstellung im Arbeitsalltag: z. B. in Teams/Slack, im Intranet oder als Web-Widget. Optional kann der Bot per Function Calling / Tool Use auch Tools öffnen (z. B. Ticket erstellen, Formular verlinken).

Warum sind interne KI-Chatbots wichtig?

Der größte Nutzen ist Zeitgewinn und weniger Chaos: Standardfragen werden sofort beantwortet, neue Mitarbeitende onboarden schneller, und Informationen sind konsistent. Außerdem sinkt das Risiko, dass Mitarbeitende mit „Shadow AI“ arbeiten und sensible Daten in öffentliche Chats kopieren – wenn Sie eine sichere, interne Alternative anbieten.

Typische Beispiele (Mitarbeiter-FAQ)

  • HR: Urlaubsregeln, Krankmeldung, Reisekosten, Benefits, Vorlagen.
  • IT: Passwort-Reset-Anleitung, VPN/WLAN, Drucker, Standardsoftware.
  • Prozesse: Angebotsfreigabe, Rechnungsworkflow, Reklamationsablauf, Checklisten.
  • Produkte/Service: interne Produktargumente, Lieferzeiten, häufige Kundenfragen (für Vertrieb/Support).

Was kostet ein interner KI-Chatbot?

Für KMU starten einfache Lösungen oft bei ca. 20–100 € pro Nutzer/Monat (Tool-Lizenzen) oder als Pauschalpaket, je nach Anbieter und Datenquellen. Zusätzliche Kosten entstehen durch Einrichtung (Wissensbasis strukturieren, Zugriffsrechte, Tests) und laufende Pflege; entscheidend sind Datenmenge, gewünschte Integrationen und Anforderungen an Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI.

Worauf sollten Geschäftsführer achten?

  • Datenschutz & Zugriffsrechte: Rollen, Berechtigungen, Auftragsverarbeitung, Datenablage/Region.
  • Qualität: Quellenanzeigen, klare „Ich weiß es nicht“-Regeln gegen Halluzinationen (Hallucinations).
  • Pflegeprozess: Wer aktualisiert Inhalte, wenn sich Prozesse ändern?
  • Akzeptanz: Kurze Anleitung + Beispiele (gute Prompts) – hier hilft Prompt Engineering.