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IT-Budgetierung & Kostenstellen (IT Controlling)

Planung/Zuordnung von IT-Kosten, Lizenzen und Services zu Bereichen.

IT-Budgetierung & Kostenstellen (IT Controlling) bezeichnet die Planung, Steuerung und transparente Zuordnung von IT-Kosten (z. B. Lizenzen, Cloud, Hardware, Dienstleister) zu Verantwortungsbereichen im Unternehmen. Ziel ist, Ausgaben nachvollziehbar zu machen, Budgets realistisch zu planen und IT-Services fair auf Abteilungen/Projekte zu verteilen – besonders wichtig, wenn keine eigene IT-Abteilung existiert.

Was bedeutet IT-Budgetierung & Kostenstellen konkret?

In der Praxis werden IT-Ausgaben in Kostenarten (z. B. Software, Infrastruktur, Support) erfasst und über Kostenstellen (z. B. Vertrieb, Produktion, Verwaltung) oder Kostenträger (z. B. Projekt „ERP“, Standort „München“) verteilt. So wird sichtbar, wer welche IT-Leistungen nutzt und warum Kosten entstehen. Das IT Controlling liefert damit Entscheidungsgrundlagen: Welche Tools lohnen sich? Wo gibt es Doppel-Lizenzen? Welche Services sollten standardisiert oder ausgelagert werden?

Wie funktioniert IT-Budgetierung & Kostenstellen-Logik (Schritt für Schritt)?

  • 1) Kosten erfassen: Alle IT-relevanten Rechnungen und Verträge sammeln (SaaS, Cloud, Telekommunikation, Managed Services, Geräte, Wartung).
  • 2) Kosten strukturieren: Trennung in Fixkosten (z. B. Grundgebühren, Wartungsverträge) und variable Kosten (z. B. nutzungsbasierte Cloud-Kosten, zusätzliche Nutzerlizenzen).
  • 3) Zuordnungsmodell definieren: Verteilung nach Nutzerzahl, Geräten, Umsatzanteil, Headcount oder „wer bestellt, zahlt“ (Chargeback/Showback).
  • 4) Budget planen: Forecast für 12 Monate inkl. Wachstumsannahmen (neue Mitarbeitende, neue Standorte, geplante Projekte).
  • 5) Abweichungen steuern: Monatlicher Soll-Ist-Vergleich, Maßnahmen bei Überschreitungen (Downgrades, Lizenzbereinigung, Anbieterwechsel).

Beispiele (typisch für KMU ohne IT-Abteilung)

  • Lizenzkosten: Microsoft 365, CRM, Buchhaltung, Ticketing – Zuordnung pro Abteilung nach aktiven Nutzern. Ergebnis: „Schlafende“ Accounts werden deaktiviert.
  • Cloud & KI-Kosten: API-Nutzung, Speicher, Rechenzeit – Zuordnung pro Produktteam oder Projekt. Ergänzend kann Token Budgeting (Token-Budgetierung) helfen, KI-Ausgaben planbar zu machen.
  • IT-Servicekosten: Externer Support/Managed Services werden als monatliche Pauschale auf Kostenstellen verteilt (z. B. 60% Office/Verwaltung, 40% operativer Bereich).

Warum ist das wichtig (Entscheidungshilfe)?

Ohne Kostenstellenlogik wirkt IT oft wie ein „Black Box“-Kostenblock. Mit sauberer IT-Budgetierung lassen sich Prioritäten setzen (z. B. Security vor Nice-to-have-Tools), Risiken reduzieren (Vertragslaufzeiten, Schatten-IT) und Investitionen begründen. Gerade bei KI-Tools (z. B. ChatGPT oder Generative KI (Generative AI)) steigen variable Kosten schnell – Transparenz verhindert Überraschungen.

Was kostet IT Controlling / IT-Budgetierung?

Die Kosten hängen davon ab, ob Sie nur Transparenz (Showback) oder echte Verrechnung (Chargeback) benötigen, wie viele Tools/Standorte existieren und ob Cloud/KI nutzungsbasiert abgerechnet wird. In kleinen Setups reicht oft ein schlankes Modell (Excel/ERP + klare Regeln), während komplexere Umgebungen von FinOps-Ansätzen profitieren (z. B. FinOps für KI (AI FinOps)).