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IT-Koordinator

Schnittstelle zwischen Fachbereichen und externen IT-Dienstleistern.

Ein IT-Koordinator ist die organisatorische Schnittstelle zwischen Fachbereichen (z. B. Vertrieb, Produktion, Verwaltung) und externen IT-Dienstleistern. Er übersetzt Anforderungen aus dem Business in umsetzbare IT-Aufgaben, priorisiert Tickets und Projekte, koordiniert Lieferanten und sorgt dafür, dass IT-Services zuverlässig laufen – besonders wichtig für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung.

In vielen KMU gibt es keinen internen Systemadministrator oder eine IT-Leitung. Stattdessen arbeiten sie mit einem Managed-Service-Provider, einzelnen Freelancern oder Software-Anbietern. Genau hier schafft der IT-Koordinator Klarheit: Er bündelt Anfragen, reduziert Reibungsverluste und stellt sicher, dass Entscheidungen (z. B. Tool-Auswahl, Sicherheitsmaßnahmen, Budgets) nicht „nebenbei“ getroffen werden.

Wie funktioniert die Rolle in der Praxis?

  • Bedarf aufnehmen: Anforderungen aus den Fachbereichen einsammeln (z. B. „Wir brauchen ein neues CRM-Feature“ oder „Drucker funktionieren nicht“).
  • Übersetzen & strukturieren: Aus vagen Wünschen werden konkrete Aufgaben (Scope, Priorität, Akzeptanzkriterien, betroffene Systeme).
  • Koordinieren: Tickets an Dienstleister geben, Rückfragen klären, Termine abstimmen, Abhängigkeiten managen.
  • Qualität & Abnahme: Prüfen, ob Lösungen wirklich funktionieren (Tests, Nutzerfeedback), und die Abnahme organisieren.
  • Dokumentieren & verbessern: Zugänge, Prozesse, Systemübersichten und wiederkehrende Probleme sauber dokumentieren, damit weniger Wissen „im Kopf“ steckt.

Typische Aufgaben (mit Beispielen)

  • Incident- & Ticket-Steuerung: z. B. Ausfälle von E-Mail, VPN oder Warenwirtschaft priorisieren und eskalieren.
  • Lieferantenmanagement: z. B. Abstimmung zwischen Microsoft-Partner, VoIP-Anbieter und Webagentur, damit Zuständigkeiten klar sind.
  • Onboarding/Offboarding: z. B. neue Mitarbeitende mit Accounts, Geräten, Rechten ausstatten und beim Austritt Zugänge sperren.
  • Tool- & Lizenzkoordination: z. B. SaaS-Lizenzen konsolidieren, Kosten prüfen, unnötige Abos kündigen.
  • IT-Sicherheit „organisieren“: z. B. MFA-Rollout, Backup-Checks, Patch-Fenster planen, Verantwortlichkeiten festlegen.

Warum ist ein IT-Koordinator für Unternehmen ohne IT-Abteilung wichtig?

Ohne klare Schnittstelle entstehen typische Probleme: Fachbereiche kontaktieren Dienstleister ungefiltert, Prioritäten sind unklar, Projekte dauern länger und Kosten steigen durch viele Abstimmungsschleifen. Der IT-Koordinator schafft eine „Single Source of Truth“ für Anforderungen, Status und Entscheidungen – und entlastet Geschäftsführung und Teams.

Abgrenzung: IT-Koordinator vs. IT-Leitung/CTO

Ein IT-Koordinator ist meist operativ und organisatorisch ausgerichtet: Koordination, Kommunikation, Nachhalten. Eine IT-Leitung/CTO verantwortet stärker Strategie, Architektur und Technologie-Roadmap. In kleinen Unternehmen kann der IT-Koordinator jedoch teilweise strategische Aufgaben übernehmen – solange Rollen und Entscheidungsrechte klar definiert sind.

Woran erkennt man, dass man diese Rolle braucht?

  • Viele kleine IT-Probleme blockieren Mitarbeitende, niemand fühlt sich zuständig.
  • Externe Dienstleister liefern, aber es fehlt interne Abstimmung und Abnahme.
  • Wachsende Tool-Landschaft (SaaS), unklare Lizenzen, steigende Kosten.
  • Sicherheits- und Compliance-Themen (z. B. Zugriffsrechte) sind „ungeklärt“.