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IT-Portfolio-Management

Steuerung aller IT-Projekte/Produkte nach Nutzen, Risiko und Kosten.

IT-Portfolio-Management (IT-PfM) ist die systematische Steuerung aller IT-Initiativen eines Unternehmens – also Projekte, Produkte, Anwendungen und Services – nach Nutzen, Risiko, Kosten und strategischer Passung. Ziel ist, begrenzte Budgets und Kapazitäten so zu verteilen, dass die IT messbar zur Unternehmensstrategie beiträgt und „nice-to-have“-Vorhaben konsequent aussortiert werden.

Was bedeutet IT-Portfolio-Management konkret?

Im Alltag heißt das: Sie betrachten die gesamte IT-Landschaft wie ein Portfolio aus Investitionen. Jede Initiative bekommt Transparenz über Business Value (z. B. Umsatz, Effizienz, Compliance), Gesamtkosten (inkl. Betrieb), Risiken (z. B. Sicherheitslücken, Abhängigkeiten) und Ressourcenbedarf (Zeit, Team, externe Partner). Daraus entsteht eine Rangfolge, welche Vorhaben priorisiert, verschoben, neu zugeschnitten oder gestoppt werden.

Wie funktioniert IT-Portfolio-Management? (typischer Ablauf)

  • 1) Inventarisieren: Liste aller laufenden/geplanten IT-Projekte, Applikationen, Lizenzen und „Schatten-IT“ erstellen.
  • 2) Kategorisieren: Einteilen z. B. in „Run“ (Betrieb), „Grow“ (Optimierung), „Transform“ (Innovation/Digitalisierung).
  • 3) Bewerten: Scoring-Modell definieren (Nutzen, Risiko, Kosten, strategische Passung, Dringlichkeit, Abhängigkeiten).
  • 4) Priorisieren & entscheiden: Roadmap und Budgetzuweisung festlegen; klare Stop/Go-Entscheidungen treffen.
  • 5) Steuern & nachhalten: Regelmäßige Reviews (monatlich/quartalsweise), KPIs prüfen, Portfolio aktiv anpassen.

Warum ist IT-Portfolio-Management für kleine Unternehmen wichtig?

Gerade kleinere Unternehmen haben selten „zu wenig Ideen“, sondern zu wenig Kapazität, um alles gleichzeitig sauber umzusetzen. IT-Portfolio-Management schafft Fokus: Welche 3–5 Initiativen bringen wirklich den größten Effekt? Außerdem reduziert es Kostenfallen (z. B. doppelte Tools, ungenutzte Lizenzen) und minimiert Risiken durch veraltete Systeme. Es verbessert zudem die Kommunikation zwischen Geschäftsführung und IT, weil Entscheidungen anhand nachvollziehbarer Kriterien statt Bauchgefühl getroffen werden.

Beispiele aus der Praxis

  • Tool-Wildwuchs: Vertrieb nutzt ein CRM, Marketing ein anderes, Support eine dritte Lösung. Portfolio-Management deckt Überschneidungen auf und ermöglicht Konsolidierung.
  • Digitalisierung mit begrenztem Budget: Statt „neue Website“, „ERP-Upgrade“ und „KI-Chatbot“ parallel zu starten, wird priorisiert: erst ERP-Datenqualität, dann Automatisierung, danach Kundenschnittstelle.
  • KI-Initiativen gezielt steuern: Wenn Sie z. B. mehrere AI Use Case-Ideen haben, hilft Portfolio-Management, Nutzen vs. Risiko (z. B. Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI) und Umsetzungskosten sauber gegeneinander abzuwägen.

Was kostet IT-Portfolio-Management?

Die „Kosten“ hängen vor allem vom Reifegrad ab. In kleinen Unternehmen kann ein schlanker Start mit Excel/Sheets und einem klaren Bewertungsmodell praktisch ohne Toolkosten funktionieren (Aufwand: einige Workshops + regelmäßige Reviews). Später können spezialisierte PPM-Tools, Beratung oder PMO-Unterstützung hinzukommen – entscheidend ist aber weniger das Tool als die konsequente Entscheidungsroutine.

Merksatz: IT-Portfolio-Management sorgt dafür, dass Ihre IT nicht „alles ein bisschen“ macht, sondern die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge – mit kontrollierten Kosten und Risiken.