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KI-gestützte Dokumentenerfassung (Belege/Rechnungen)

Automatisches Auslesen, Prüfen und Buchen von Dokumenten mit KI.

KI-gestützte Dokumentenerfassung (für Belege und Rechnungen) bedeutet, dass Software mithilfe Künstlicher Intelligenz Dokumente automatisch ausliest, plausibilisiert und für die Buchhaltung vorbereitet – bis hin zum (teil-)automatischen Buchen. Statt Daten manuell abzutippen, erkennt die Lösung relevante Felder wie Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze und IBAN und übergibt sie an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System.

Was bedeutet KI-gestützte Dokumentenerfassung in der Praxis?

Im Alltag von KMU geht es meist um Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Gutschriften und Reisekosten. KI hilft dabei, diese Dokumente aus E-Mail-Anhängen, PDF-Scans oder Handyfotos zuverlässig zu erfassen und in einen standardisierten Datensatz zu verwandeln. Der Unterschied zur klassischen OCR: KI „versteht“ den Kontext besser (z. B. welches Datum das Rechnungsdatum ist) und lernt aus Korrekturen.

Wie funktioniert KI-gestützte Dokumentenerfassung?

  • 1) Eingang: Dokumente kommen per E-Mail, Upload, Scanner oder App-Foto rein.
  • 2) Auslesen: KI kombiniert meist OCR (Optical Character Recognition) mit Muster- und Kontext-Erkennung (z. B. Kopf-/Fußzeilen, Tabellen, Positionsdaten).
  • 3) Datenextraktion: Wichtige Felder werden strukturiert erfasst (Lieferant, Rechnungsnummer, Netto/Brutto, USt, Zahlungsziel, Kostenstelle).
  • 4) Prüfung & Plausibilität: Regeln prüfen z. B. Summen, USt-Logik, Dubletten, Pflichtfelder oder Abweichungen zu Bestellungen.
  • 5) Kontierungsvorschlag: Auf Basis historischer Buchungen schlägt das System Konten, Steuerschlüssel und Kostenstellen vor.
  • 6) Freigabe (optional): Je nach Betrag/Regel wird an eine Person zur Kontrolle geschickt (Vier-Augen-Prinzip).
  • 7) Export/Buchung: Übergabe an DATEV, Lexware, sevdesk, SAP Business One o. Ä. – oder direktes Buchen im System.

Warum ist das wichtig für KMU ohne IT-Abteilung?

Die größten Hebel sind Zeitersparnis, weniger Tippfehler und schnellere Monatsabschlüsse. Gerade wenn Belege aus vielen Quellen kommen (E-Mail, Papier, Außendienst), reduziert eine KI-Erfassung die „Zettelwirtschaft“ und schafft Transparenz: Was ist schon gebucht, was wartet auf Freigabe, was ist überfällig?

Typische Anwendungsbeispiele

  • Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, dem Lieferanten zugeordnet und mit Zahlungsziel in den Workflow gegeben.
  • Reisekosten: Mitarbeitende fotografieren Belege; KI liest Betrag/USt aus und ordnet die Ausgabe einer Kategorie zu.
  • Wiederkehrende Lieferanten: Kontierungsvorschläge werden mit der Zeit sehr treffsicher, weil das System aus Korrekturen lernt.

Worauf sollten Geschäftsführer achten?

  • Qualität & Kontrolle: Planen Sie anfangs ein Human-in-the-Loop (HITL)-Prinzip ein, bis die Trefferquote stabil ist.
  • Integration: Entscheidend ist die Anbindung an Buchhaltung/ERP und ein sauberer Export (z. B. DATEV-Format).
  • Datenschutz: Klären Sie Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI (AVV/DPA, Speicherorte, Aufbewahrung).
  • Grenzen: Schlechte Scans, handschriftliche Notizen oder exotische Layouts können Nacharbeit erfordern.

In vielen Fällen ist KI-gestützte Dokumentenerfassung ein schneller Einstieg in Automatisierung (Automation) – mit messbarem ROI, weil sie direkt an wiederkehrenden, administrativen Aufgaben ansetzt.