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KI im Vertrieb (Sales Copilot)

KI hilft bei E-Mails, Follow-ups, Gesprächsnotizen, Angeboten, CRM-Pflege.

KI im Vertrieb (Sales Copilot) bezeichnet KI-gestützte Assistenten, die Vertriebsmitarbeiter im Alltag entlasten – z. B. beim Schreiben von E-Mails, Erstellen von Follow-ups, Zusammenfassen von Gesprächen, Vorbereiten von Angeboten und bei der Pflege des CRM. Ziel ist: weniger Admin-Aufwand, mehr Zeit für Kundenkontakt und bessere Abschlussquoten.

Was bedeutet „Sales Copilot“ im Vertrieb?

Ein Sales Copilot ist wie ein digitaler Beifahrer für den Vertrieb: Er schlägt Formulierungen vor, erinnert an nächste Schritte, fasst Informationen zusammen und kann Daten aus verschiedenen Quellen nutzbar machen. Meist basiert er auf Generative KI (Generative AI) und einem Large Language Model (LLM), wie man es z. B. von ChatGPT kennt – nur stärker auf Vertriebsprozesse zugeschnitten.

Wie funktioniert KI im Vertrieb (Sales Copilot) in der Praxis?

  • Input: Der Copilot erhält Kontext, z. B. E-Mail-Verläufe, Meeting-Notizen, CRM-Felder, Produktinfos oder eine Preisliste.
  • Verstehen & Vorschlagen: Das KI-Modell formuliert daraus z. B. eine Antwortmail, eine Einwandbehandlung oder eine Angebotsstruktur.
  • Aktionen auslösen: Je nach Tool kann die KI Aufgaben anlegen, CRM-Felder befüllen oder Follow-ups terminieren (oft via Function Calling / Tool Use oder Automationen).
  • Freigabe durch Menschen: Gute Setups arbeiten „Human-in-the-Loop“: Die KI macht Vorschläge, der Vertrieb prüft und sendet.

Typische Anwendungsfälle für KMU (5–30 Mitarbeitende)

  • E-Mails schneller schreiben: Erstentwürfe, personalisierte Antworten, freundliche Nachfassmails, Varianten für unterschiedliche Tonalitäten.
  • Follow-up-Management: Aus einem Gespräch automatisch „Next Steps“ erstellen (z. B. Rückruf, Angebot, Terminlink, Unterlagen senden).
  • Gesprächsnotizen & Zusammenfassungen: Aus Stichpunkten oder Transkripten eine saubere Zusammenfassung inkl. Aufgabenliste.
  • Angebote vorbereiten: Angebotsgliederung, Nutzenargumentation, passende Pakete/Optionen, FAQ für den Kunden.
  • CRM-Pflege: Gesprächsergebnisse strukturieren (Kontakt, Bedarf, Budget, Timing) und als CRM-Einträge vorschlagen.

Warum ist das wichtig – gerade ohne IT-Abteilung?

In kleinen Teams ist Vertrieb oft gleichzeitig Beratung, Angebotswesen und Projektkoordination. Ein Sales Copilot reduziert „Kleinkram“, sorgt für konsistentere Kommunikation und hilft, dass Chancen nicht liegen bleiben. Besonders wertvoll ist das, wenn Prozesse noch nicht perfekt standardisiert sind – die KI kann Vorlagen und Standards in den Alltag bringen (z. B. mit einer Prompt Template (Prompt-Vorlage) oder einer kleinen Prompt-Bibliothek).

Grenzen & Risiken (kurz und praxisnah)

  • Halluzinationen: KI kann plausibel klingende, aber falsche Aussagen machen (siehe Halluzinationen (Hallucinations)). Zahlen, Preise, Zusagen immer prüfen.
  • Datenschutz: Kunden- und Kontaktdaten sind sensibel. Klären Sie, wie das Tool Daten verarbeitet (siehe Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).
  • Qualität hängt vom Kontext ab: Ohne klare Produktinfos, ICP/Persona und Angebotslogik werden Vorschläge beliebig.

Was kostet KI im Vertrieb (Sales Copilot)?

Die Kosten liegen häufig bei ca. 20–80 € pro Nutzer/Monat für Standard-Copiloten (z. B. in Office/CRM-Ökosystemen). Hinzu kommen ggf. Kosten für CRM, Automationen oder Integrationen. Entscheidend sind Nutzeranzahl, Datenanbindungen und ob Sie interne Inhalte (z. B. Preis-/Produktwissen) sauber bereitstellen.

Merksatz: Ein Sales Copilot ersetzt keinen Vertrieb – er macht gute Vertriebsarbeit schneller, konsistenter und besser dokumentiert.