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KI-Meeting-Zusammenfassung (Minutes/Action Items)

KI fasst Meetings zusammen und erstellt Aufgaben, Entscheidungen, To-dos.

Eine KI-Meeting-Zusammenfassung (Minutes/Action Items) ist eine Funktion in KI-Tools, die aus einem Meeting (Audio, Video, Chat oder Notizen) automatisch ein Protokoll erstellt – inklusive Kernaussagen, Entscheidungen, offenen Punkten und konkreten Aufgaben (Action Items) mit Verantwortlichen und Fristen. Für Geschäftsführer bedeutet das: weniger Nacharbeit, weniger Missverständnisse und schnellere Umsetzung nach dem Termin.

Was bedeutet „Minutes/Action Items“?

„Minutes“ sind die Meeting-Minutes, also das Protokoll: Was wurde besprochen, was wurde entschieden, was ist der nächste Schritt? „Action Items“ sind die daraus abgeleiteten Aufgaben: Wer macht was bis wann? Gute KI-Tools strukturieren beides so, dass es direkt in Ihren Arbeitsalltag passt (z. B. als To-do-Liste oder E-Mail-Zusammenfassung).

Wie funktioniert eine KI-Meeting-Zusammenfassung in der Praxis?

  • 1) Aufnahme/Quelle: Das Tool nutzt eine Aufzeichnung (z. B. Teams/Zoom), ein Transkript oder bereits vorhandene Notizen.
  • 2) Transkription (falls nötig): Sprache wird in Text umgewandelt (oft über Speech-to-Text, z. B. OpenAI Whisper (Speech-to-Text)).
  • 3) Strukturierte Zusammenfassung: Ein Large Language Model (LLM) erkennt Themen, fasst zusammen und trennt „Infos“, „Entscheidungen“ und „Aufgaben“.
  • 4) Extraktion von Aufgaben: Action Items werden als Liste ausgegeben, idealerweise mit Owner, Deadline und Kontext.
  • 5) Export/Weitergabe: Versand per E-Mail, Ablage in Notion/Confluence oder Übergabe an Aufgaben-Tools – oft über Automatisierung (Automation) oder Workflows (z. B. n8n).

Warum ist das für KMU ohne IT-Abteilung wichtig?

In kleinen Teams entscheidet sich Produktivität häufig an sauberer Kommunikation: Wer ist zuständig? Was wurde wirklich beschlossen? KI-Protokolle reduzieren „Meeting-Folgekosten“ – also Zeit für Nachfragen, Korrekturen und doppelte Arbeit. Besonders hilfreich ist das bei wiederkehrenden Terminen (Vertriebspipeline, Projektstatus, Team-Weekly) und bei Meetings mit externen Partnern, wo Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sein müssen.

Typische Anwendungsfälle (mit Beispielen)

  • Vertrieb: KI erstellt nach einem Kundencall eine Zusammenfassung, nächste Schritte und Einwände – und liefert eine To-do-Liste für Angebot, Follow-up und Terminplanung.
  • Projektgeschäft: Aus dem Jour fixe werden automatisch Entscheidungen (z. B. „Go-live verschoben“) und Aufgaben (z. B. „Lieferant X klärt Schnittstelle bis Freitag“).
  • Personal/Recruiting: Interview-Notizen werden konsistent zusammengefasst; offene Fragen und nächste Schritte werden dokumentiert.

Worauf sollten Geschäftsführer achten? (Qualität & Risiken)

  • Halluzinationen: KI kann Inhalte „dazuerfinden“. Kritische Entscheidungen immer kurz gegenhören/gegenlesen (siehe Halluzinationen (Hallucinations)).
  • Datenschutz: In Meetings sind oft personenbezogene Daten. Prüfen Sie Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI, Aufbewahrung, Speicherort und ob ein AVV/DPA möglich ist.
  • Struktur statt Fließtext: Achten Sie auf klare Bereiche: Agenda, Beschlüsse, Risiken, Action Items – idealerweise als strukturierte Ausgabe (z. B. per Structured Outputs (JSON Schema)).

Was kostet KI-Meeting-Zusammenfassung?

Die Kosten hängen meist vom Tool (pro Nutzer/Monat), der Meeting-Dauer (Minutenkontingente) und Zusatzfunktionen (Integrationen, Compliance) ab. Für KMU starten einfache Lösungen oft im Bereich „ab ca. 10–30 € pro Nutzer/Monat“, während Enterprise-Optionen (z. B. strengere Compliance, zentrale Verwaltung) deutlich höher liegen können.

Unterm Strich ist KI-Meeting-Zusammenfassung ein schneller, niedrigschwelliger Einstieg in produktive KI: Sie sparen Zeit, erhöhen Verbindlichkeit – und machen aus Gesprächen sofort umsetzbare Ergebnisse.