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KI-Tool-Freigabeprozess (Tool Approval)

Ablauf zur Bewertung/Erlaubnis neuer KI-Tools (Datenschutz, Kosten, Risiko).

Ein KI-Tool-Freigabeprozess (Tool Approval) ist ein klarer Ablauf, mit dem ein Unternehmen neue KI-Tools prüft und offiziell erlaubt – bevor Mitarbeitende sie produktiv nutzen. Ziel ist, Datenschutz (DSGVO), Kosten, Sicherheits- und Geschäftsrisiken zu bewerten und festzulegen, wofür das Tool genutzt werden darf (und wofür nicht).

Was bedeutet „Tool Approval“ im KI-Kontext?

Viele KI-Anwendungen (z. B. Chatbots, Meeting-Transkription, Text- und Bildgeneratoren) verarbeiten Inhalte, die schnell vertraulich sein können: Kundendaten, Angebote, interne Dokumente oder E-Mails. Ohne Freigabeprozess entsteht oft „Shadow AI“ – Tools werden spontan eingesetzt, ohne dass klar ist, wo Daten landen, wer Zugriff hat oder welche laufenden Kosten entstehen. Ein Tool-Approval schafft hier Ordnung und Verantwortlichkeiten.

Wie funktioniert ein KI-Tool-Freigabeprozess in der Praxis?

Für KMU ohne IT-Abteilung sollte der Prozess schlank sein (z. B. 30–60 Minuten Aufwand pro Tool) und trotzdem die wichtigsten Risiken abdecken. Typische Schritte sind:

  • 1) Bedarf klären: Welches Problem soll gelöst werden? Wer nutzt das Tool? Welche Daten wären betroffen (z. B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, vertrauliche PDFs)?
  • 2) Datenschutz-Check: Gibt es einen AVV/DPA? Wo werden Daten verarbeitet (EU/USA)? Wie lange werden Daten gespeichert (Data Retention)? Sind „Zero Data Retention“ oder Opt-outs möglich? (siehe Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).
  • 3) Sicherheits- & Risiko-Check: Login/SSO möglich? Rollen & Rechte? Export/Sharing-Funktionen? Risiko von Datenabfluss durch Copy-Paste, Uploads oder Freigabe-Links. Bei agentischen Tools zusätzlich: Welche Aktionen darf das Tool ausführen (E-Mail senden, Dateien löschen, Systeme verbinden)?
  • 4) Kosten & Vertrag: Lizenzmodell (pro Nutzer/Token/Volumen), Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen, Preissprünge bei Wachstum. Rechnen Sie grob TCO/Monat (Lizenzen + Zeit + Schulung).
  • 5) Freigabe mit Nutzungsregeln: Ergebnis ist nicht nur „Ja/Nein“, sondern oft „Ja, aber…“: erlaubte Datenklassen, erlaubte Use Cases, Pflicht zu menschlicher Kontrolle (Human-in-the-Loop), Logging-Regeln, Aufbewahrungsfristen.
  • 6) Pilot & Review: 2–4 Wochen Test mit wenigen Nutzern, danach Entscheidung: ausrollen, begrenzen oder stoppen.

Warum ist das wichtig – gerade für Geschäftsführer?

Ein Freigabeprozess schützt vor drei typischen KMU-Fallen: (1) Datenschutzverstöße durch unbedachte Eingaben (z. B. Kundendaten in öffentliche KI-Tools), (2) unkontrollierte Kosten durch viele Einzellizenzen oder nutzungsbasierte Abrechnung, (3) Reputations- und Haftungsrisiken, wenn KI falsche Inhalte erzeugt oder vertrauliche Informationen nach außen gelangen (Stichwort Halluzinationen; siehe Halluzinationen (Hallucinations)).

Konkretes Beispiel (typisch im Alltag)

Ein Mitarbeiter möchte ChatGPT nutzen, um Angebote schneller zu formulieren. Im Approval wird festgelegt: Keine personenbezogenen Daten oder unveröffentlichte Preislisten eingeben; stattdessen nur anonymisierte Eckdaten. Für wiederkehrende Texte wird eine interne Prompt-Vorlage freigegeben (siehe Prompt Template (Prompt-Vorlage)). Zusätzlich wird entschieden, ob eine Business-/Enterprise-Variante nötig ist (bessere Admin- und Datenschutzoptionen).

Was kostet ein Tool-Approval?

Der Prozess selbst kostet vor allem Zeit: In kleinen Unternehmen liegt der Aufwand häufig bei 1–3 Stunden pro Tool (inkl. kurzem Pilot). Teurer wird es, wenn später ein Tool zurückgerollt werden muss oder Daten falsch verarbeitet wurden. Daher lohnt sich ein standardisiertes 1-Seiten-Formular und eine einfache Ampel-Entscheidung (Grün/Gelb/Rot).