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KPI (Key Performance Indicator)

Messgröße zur Steuerung (z.B. Marge, CAC, Liefertermintreue).

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist eine zentrale Kennzahl, die zeigt, ob ein Unternehmen seine wichtigsten Ziele erreicht. KPIs übersetzen Strategie in messbare Werte (z. B. Marge, CAC, Liefertermintreue) und helfen Geschäftsführern, Entscheidungen datenbasiert zu treffen, ohne sich in Detail-Reports zu verlieren.

Was bedeutet KPI genau?

KPI steht für „Key Performance Indicator“ – auf Deutsch meist „Leistungskennzahl“ oder „Schlüsselkennzahl“. „Key“ ist der entscheidende Teil: Nicht jede Kennzahl ist ein KPI. Ein KPI ist direkt mit einem Unternehmensziel verknüpft (Wachstum, Profitabilität, Liquidität, Qualität, Kundenbindung) und hat eine klare Interpretation: gut/schlecht im Sinne des Ziels.

Wie funktioniert ein KPI in der Praxis?

Ein KPI funktioniert wie ein Navigationsinstrument: Er verdichtet viele Einzeldaten zu einer steuerungsrelevanten Aussage. Damit das zuverlässig klappt, braucht ein KPI eine eindeutige Definition, eine regelmäßige Aktualisierung und klare Verantwortlichkeiten.

  • 1) Ziel festlegen: z. B. „Profitabilität steigern“ oder „Lieferzuverlässigkeit erhöhen“.
  • 2) KPI definieren: exakte Formel, Zeitraum, Datenquelle (ERP, Shop, CRM), Filterregeln (z. B. nur bezahlte Aufträge).
  • 3) Sollwert & Grenzwerte: Zielwert (Target) und Ampellogik (grün/gelb/rot), damit Handlungsbedarf sofort sichtbar ist.
  • 4) Reporting-Rhythmus: täglich (Operations), wöchentlich (Vertrieb/Marketing), monatlich (Finanzen/Strategie).
  • 5) Maßnahmen koppeln: Für „rot“ muss vorab klar sein, welche Maßnahmen geprüft werden (z. B. Preise anpassen, Kampagnen stoppen, Engpässe beheben).

Beispiele für typische KPIs (KMU-tauglich)

  • Marge/Deckungsbeitrag: Zeigt, ob Umsatz auch wirklich Gewinnbeitrag liefert (wichtig bei steigenden Kosten).
  • CAC (Customer Acquisition Cost): Was kostet ein Neukunde? Nur sinnvoll, wenn sauber definiert ist, welche Marketing- und Vertriebskosten einfließen.
  • Liefertermintreue (OTD): Anteil pünktlicher Lieferungen; ideal für Produktion, Handel und Logistik.
  • Conversion Rate: Anteil der Besucher/Leads, die kaufen oder anfragen; besonders relevant im E-Commerce und B2B-Leads.
  • DSO (Days Sales Outstanding): Durchschnittliche Zeit bis Zahlungseingang; zentral für Liquiditätssteuerung.

Warum sind KPIs wichtig – und wo liegen die häufigsten Fehler?

KPIs schaffen Fokus, Vergleichbarkeit und Geschwindigkeit in der Führung: Sie machen Abweichungen früh sichtbar, priorisieren Diskussionen im Management und geben Teams klare Leitplanken. Häufige Fehler sind jedoch: zu viele KPIs (Dashboard-Überladung), uneinheitliche Definitionen („Umsatz“ brutto/netto?), fehlende Datenqualität, sowie KPIs ohne Verantwortliche oder ohne konkrete Maßnahmen.

Praxis-Tipp: KPI-Set klein starten

Viele KMU fahren am besten mit 5–12 KPIs, verteilt auf Finanzen (z. B. Marge, DSO), Vertrieb/Marketing (z. B. CAC, Conversion), Operations (z. B. OTD, Ausschussquote) und Kunden (z. B. Wiederkaufrate). Wenn Sie KPI-Definitionen schriftlich festhalten und automatisiert aktualisieren (z. B. via Automatisierung (Automation)), sparen Sie Zeit und vermeiden Diskussionen über „welche Zahl stimmt“.