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Lead Management (Lead-Management)

Erfassen, bewerten und nachverfolgen von Interessenten bis zum Abschluss.

Lead Management (Lead-Management) ist der strukturierte Prozess, Interessenten (Leads) zu erfassen, zu bewerten und systematisch nachzuverfolgen, bis daraus ein Auftrag wird. In der Praxis bedeutet das: Anfragen aus Website, E-Mail, Telefon oder Messen landen zentral im CRM, werden priorisiert und mit klaren nächsten Schritten (z. B. Rückruf, Angebot, Termin) bearbeitet.

Was bedeutet Lead Management (Lead-Management)?

„Lead“ heißt wörtlich „Hinweis“ oder „Spur“ – im Vertrieb ist damit eine Person oder ein Unternehmen gemeint, das Interesse an Ihrem Angebot zeigt. „Management“ steht für das planvolle Steuern dieses Kontakts: Sie sammeln Informationen, halten den Verlauf fest und sorgen dafür, dass kein Interessent „liegen bleibt“.

Wie funktioniert Lead Management in CRM-Tools?

Gerade für KMU ohne IT-Abteilung ist Lead Management vor allem eine Frage von klaren Abläufen und guter Software-Unterstützung. Typischerweise läuft es so ab:

  • Lead-Erfassung: Leads kommen z. B. über Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen, Telefonnotizen oder Excel-Listen. Ein CRM sammelt alles an einem Ort (idealerweise automatisch).
  • Lead-Qualifizierung: Sie prüfen, ob der Kontakt wirklich „passt“ (Budget, Bedarf, Entscheidungsbefugnis, Timing). Viele Teams arbeiten mit Lead-Status (neu, qualifiziert, unqualifiziert) oder einem Score.
  • Lead-Verteilung: Leads werden der richtigen Person zugewiesen (z. B. nach Region, Produkt, Auslastung). Das verhindert, dass Anfragen intern „wandern“ oder doppelt bearbeitet werden.
  • Nachverfolgung (Follow-up): Aufgaben, Erinnerungen und E-Mail-Vorlagen helfen, konsequent dranzubleiben. Hier entstehen oft die größten Umsatzhebel: schnelle Reaktionszeit und saubere Wiedervorlage.
  • Übergabe an Verkauf/Abschluss: Aus dem Lead wird eine Verkaufschance (Opportunity) und später ein Kunde. Alle Aktivitäten bleiben dokumentiert – wichtig für Vertretungen und Teamarbeit.

Warum ist Lead Management wichtig (besonders für KMU)?

Ohne Lead Management passiert häufig Folgendes: Anfragen werden zu spät beantwortet, Infos gehen in Postfächern verloren, und niemand weiß, welche Leads „heiß“ sind. Mit einem sauberen Prozess erhöhen Sie die Abschlussquote, verkürzen Verkaufszyklen und schaffen Transparenz: Welche Kanäle bringen gute Leads? Welche Angebote funktionieren? Wo hakt es im Vertrieb?

Ein weiterer Vorteil: Lead Management macht Wachstum planbarer. Wenn Sie später mehr Anfragen bekommen oder neue Mitarbeitende starten, können diese schneller produktiv werden, weil der Prozess im CRM bereits steht.

Praxisbeispiele

  • Handwerksbetrieb: Website-Anfragen werden automatisch als Lead angelegt, nach PLZ dem zuständigen Team zugewiesen und nach 24 Stunden ohne Antwort eskaliert.
  • B2B-Dienstleister: Messekontakte werden importiert, erhalten einen „Messe“-Tag und gehen in eine definierte Follow-up-Sequenz (Anruf → Termin → Angebot).
  • E-Commerce mit B2B-Anteil: Großkunden-Anfragen werden höher priorisiert (Lead-Score) und direkt an den Vertrieb geleitet.

Was kostet Lead Management?

Lead Management ist meist Teil eines CRM-Abos. Die Kosten hängen vor allem von Nutzerzahl, Automatisierungen, E-Mail-Integration und Reporting ab. Für KMU starten viele CRM-Lösungen bei ca. 15–50 € pro Nutzer/Monat; zusätzliche Kosten können für Einrichtung, Datenimport oder Automatisierung (z. B. via Automatisierung (Automation) oder Tools wie n8n) entstehen.

Worauf sollten KMU bei der Auswahl achten?

  • Einfache Bedienung: Status, Aufgaben und Pipeline müssen ohne Schulungs-Marathon nutzbar sein.
  • Automatische Lead-Erfassung: Formulare, E-Mail-Postfächer und Import sollten schnell funktionieren.
  • Transparenz im Team: Wer macht was als Nächstes? Klare Zuständigkeiten und Historie.
  • DSGVO-Fit: Saubere Einwilligungen und nachvollziehbare Datenhaltung (je nach Tool/Hosting).