Managed Service

Ein Managed Service ist ein IT- oder Cloud-Dienst, bei dem ein externer Anbieter den Betrieb, die Wartung und Updates der Technik übernimmt, während Ihr Unternehmen den Service einfach nutzt. Statt eigene Server, Software-Updates und Überwachung intern zu organisieren, bezahlen Sie meist eine monatliche Gebühr und erhalten eine definierte Leistung (z. B. E-Mail, Backup oder Sicherheitsfunktionen) als „Rundum-sorglos“-Paket.

Was bedeutet „Managed Service“?

„Managed“ heißt „verwaltet“: Der Provider managt Infrastruktur, Plattform oder Anwendung für Sie. Typisch ist ein Vertrag mit klaren Leistungszusagen, häufig über SLA & SLO (Service Level Objectives), z. B. zur Verfügbarkeit, Reaktionszeit im Support oder Wiederherstellungszeiten bei Störungen. Für KMU ist das attraktiv, weil planbare Kosten und weniger interner IT-Aufwand im Vordergrund stehen.

Wie funktioniert ein Managed Service?

• 1) Leistungsumfang definieren: Sie legen fest, was betrieben werden soll (z. B. Cloud-Server, Firewall, Microsoft 365, Backups) und welche Ziele gelten (Verfügbarkeit, Security, Supportzeiten).
• 2) Betrieb durch den Anbieter: Der Provider übernimmt Monitoring, Patches/Updates, Kapazitätsplanung, Störungsbehebung und oft auch Sicherheitsmaßnahmen wie Schwachstellenmanagement.
• 3) Abrechnung als Abo: Meist monatlich pro Nutzer, pro Gerät oder nach Nutzung (z. B. Speicher, Rechenleistung). Dadurch werden Kosten kalkulierbarer als bei großen Einmalinvestitionen.
• 4) Reporting & Optimierung: Viele Anbieter liefern regelmäßige Berichte (z. B. Verfügbarkeit, Incidents, Backup-Erfolg) und schlagen Verbesserungen vor.

Beispiele aus der Praxis (Cloud & SaaS)

• Managed Microsoft 365 / Google Workspace: Der Dienstleister verwaltet Benutzer, Rechte, Sicherheitseinstellungen, Updates und Support.
• Managed Backup: Backups laufen automatisiert, werden überwacht und im Notfall getestet zurückgespielt (Disaster-Recovery-Szenarien).
• Managed Security (z. B. Firewall/Endpoint): Der Provider betreibt Schutzlösungen, reagiert auf Alarme und hält Regeln/Signaturen aktuell.
• Managed Cloud Hosting: Der Anbieter betreibt Ihre Cloud-Umgebung, kümmert sich um Patching, Skalierung und Stabilität.

Warum ist ein Managed Service für KMU wichtig?

Viele KMU haben keine große interne IT-Abteilung, müssen aber dennoch zuverlässig, sicher und DSGVO-konform arbeiten. Ein Managed Service reduziert operative Risiken (vergessene Updates, fehlende Backups, Sicherheitslücken) und entlastet Ihr Team. Gleichzeitig gewinnen Sie Geschwindigkeit: Neue Nutzer, Standorte oder Anwendungen lassen sich oft schneller bereitstellen, weil der Provider die Prozesse und Tools bereits etabliert hat.

Worauf sollten Geschäftsführer beim Einkauf achten?

• Klare SLAs: Verfügbarkeit, Supportzeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten müssen schriftlich definiert sein.
• Datenschutz & Verträge: Prüfen Sie Data Processing Agreement (DPA/AVV), Datenstandort (ggf. Data Residency (Datenresidenz)) und Regelungen zur Data Retention (Datenaufbewahrung) bei KI-Providern.
• Transparente Kosten: Achten Sie auf Zusatzkosten (Onboarding, Notfalleinsätze, Mehrspeicher, Premium-Support).
• Abhängigkeiten: Klären Sie das Risiko von Vendor Lock-in (Anbieterbindung), z. B. durch Exit-Plan, Datenexport und Dokumentation.

Was kostet ein Managed Service?

Die Kosten hängen stark vom Umfang ab: Anzahl Nutzer/Endgeräte, Sicherheitsniveau, 24/7-Support, Compliance-Anforderungen und Komplexität der Umgebung. Häufig starten einfache Managed Services bei niedrigen zweistelligen Beträgen pro Nutzer/Monat, während umfassende Security- oder Cloud-Betriebsleistungen deutlich höher liegen können. Entscheidend ist der Vergleich mit den internen Kosten (Personal, Ausfallzeiten, Risiko) und dem gewünschten Service-Level.