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Purchase-to-Pay (Einkauf bis Zahlung)

Vom Bedarf über Bestellung bis Rechnungseingang und Bezahlung.

Purchase-to-Pay (P2P) – auf Deutsch „Einkauf bis Zahlung“ – beschreibt den kompletten Prozess vom internen Bedarf über die Bestellung bis zur Prüfung der Rechnung und der finalen Bezahlung. Ziel ist, dass Einkäufe nachvollziehbar, regelkonform und effizient ablaufen – auch ohne eigene IT-Abteilung. In ERP- und Buchhaltungssoftware ist P2P meist als durchgängiger Workflow abgebildet.

Was bedeutet Purchase-to-Pay konkret?

P2P verbindet Einkauf und Finanzbuchhaltung in einem Ende-zu-Ende-Prozess. Statt dass Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in E-Mails, Excel-Listen und Papierordnern „verschwinden“, werden sie in einem System dokumentiert. So lässt sich jederzeit beantworten: Wer hat was warum bestellt, zu welchem Preis, wurde geliefert, ist die Rechnung korrekt und wann wurde bezahlt?

Wie funktioniert Purchase-to-Pay (typischer Ablauf)?

  • 1) Bedarf entsteht: Eine Abteilung braucht z. B. neue Laptops, Verpackungsmaterial oder eine Software-Lizenz.
  • 2) Anfrage & Freigabe: Je nach Regeln wird der Bedarf genehmigt (Budget, Kostenstelle, Verantwortliche).
  • 3) Lieferant auswählen: Auswahl aus bestehenden Lieferanten oder Einholung von Angeboten.
  • 4) Bestellung auslösen: Erstellung und Versand der Bestellung (PO) inkl. Konditionen, Lieferadresse, Zahlungsziel.
  • 5) Wareneingang/Leistungserfassung: Lieferung wird bestätigt (Menge/Qualität) oder Leistung wird abgenommen.
  • 6) Rechnungseingang: Rechnung kommt per E-Mail, Portal oder Papier; sie wird erfasst und zugeordnet.
  • 7) Rechnungsprüfung: Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung (oft „3‑Way‑Match“). Abweichungen gehen in Klärung.
  • 8) Buchung & Zahlung: Rechnung wird gebucht, Zahlung terminiert (Skonto nutzen, Mahnungen vermeiden) und ausgeführt.

Wofür brauchen KMU Purchase-to-Pay?

Für kleine und mittlere Unternehmen ist P2P vor allem ein Schutz vor typischen Kosten- und Chaos-Faktoren: doppelte Bestellungen, fehlende Freigaben, unklare Budgets, verspätete Zahlungen oder Rechnungen, die nicht zur Bestellung passen. Ein sauberer P2P-Prozess schafft Transparenz (wer bestellt was), bessere Kostenkontrolle (Budgets/Kostenstellen) und weniger manuelle Arbeit in der Buchhaltung.

Beispiele aus der Praxis

  • Beispiel 1 (Büro & IT): Mitarbeitende bestellen Hardware nur über einen genehmigten Katalog. Das System erstellt automatisch die Bestellung und ordnet die Rechnung später korrekt zu.
  • Beispiel 2 (Produktion): Rohstoffe werden bestellt, Wareneingänge werden erfasst. Weicht die Rechnung vom bestellten Preis ab, wird sie automatisch zur Klärung an Einkauf/Produktion geschickt.
  • Beispiel 3 (Dienstleistungen): Bei Agentur- oder Beratungsleistungen wird statt Wareneingang eine Leistungsbestätigung genutzt, bevor die Rechnung freigegeben wird.

Warum ist Purchase-to-Pay wichtig?

P2P senkt Risiken (z. B. falsche Zahlungen, Betrug, fehlende Nachweise), verbessert die Liquiditätsplanung und beschleunigt Monatsabschlüsse. In modernen Setups wird P2P oft mit Automatisierung (Automation) kombiniert, z. B. durch automatische Rechnungserfassung, Freigabe-Workflows oder Integrationen (etwa mit n8n). Das ist besonders hilfreich für KMU, die Prozesse standardisieren wollen, ohne eine komplexe IT-Landschaft aufzubauen.