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Rechnungseingang (Invoice Capture)

Erfassen/Prüfen eingehender Rechnungen, oft mit OCR und Regeln.

Rechnungseingang (Invoice Capture) bezeichnet das strukturierte Erfassen und Prüfen eingehender Lieferantenrechnungen – egal ob per E-Mail (PDF), als Papierbeleg oder über ein Portal. Ziel ist, Rechnungsdaten wie Lieferant, Betrag, Steuersätze, Fälligkeit und Bestellbezug automatisch auszulesen, zu kontrollieren und zur Freigabe ins ERP/Finanzsystem zu übergeben. Häufig kommen dafür OCR (Optical Character Recognition) und feste Prüfregeln zum Einsatz.

Was bedeutet „Invoice Capture“ im Alltag?

In vielen KMU landen Rechnungen in verschiedenen Postfächern, werden ausgedruckt, manuell abgetippt und dann „irgendwie“ freigegeben. Invoice Capture macht daraus einen klaren, nachvollziehbaren Prozess: Die Rechnung wird digital erfasst, wichtige Felder werden automatisch übernommen, und das System prüft, ob die Rechnung plausibel ist (z. B. passt die IBAN? stimmt die Umsatzsteuer-ID? ist der Betrag ungewöhnlich hoch?).

Wie funktioniert Rechnungseingang (Invoice Capture)?

  • 1) Eingang & Sammlung: Rechnungen kommen per E-Mail, Scan oder Upload in einen zentralen Eingangskanal.
  • 2) Daten auslesen: OCR (Optical Character Recognition) erkennt Text und extrahiert Felder (Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Netto/Brutto, MwSt.).
  • 3) Validierung mit Regeln: Formale Checks (Pflichtangaben), Dublettenprüfung (gleiche Rechnungsnummer), Betragsgrenzen, Lieferantenstammdaten-Abgleich.
  • 4) Abgleich mit Bestellungen/Wareneingang (wenn vorhanden): 2‑Way/3‑Way-Match: Rechnung ↔ Bestellung ↔ Wareneingang. Das reduziert Fehlzahlungen.
  • 5) Freigabe-Workflow: Zuständige Personen bekommen eine Aufgabe (z. B. Teamlead, Einkauf, Geschäftsführung). Bei Abweichungen geht die Rechnung in Klärung.
  • 6) Übergabe an Buchhaltung/ERP: Kontierungsvorschläge, Buchungssätze, Zahlungsziel und Skontofristen werden ins System übertragen.

Warum ist Invoice Capture für KMU wichtig?

Für Unternehmen ohne IT-Abteilung zählt vor allem Entlastung und Sicherheit. Invoice Capture spart Zeit (weniger Abtippen), senkt Fehlerquoten (z. B. Zahlendreher), beschleunigt Freigaben (Skonto nutzen) und schafft Transparenz: Wer hat wann freigegeben? Welche Rechnung ist überfällig? Außerdem hilft es bei Prüfungen, weil Belege, Freigaben und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Typische Beispiele aus der Praxis

  • Handwerksbetrieb: Materialrechnungen werden automatisch erkannt und dem passenden Projekt/Kostenstelle vorgeschlagen. Freigabe geht an den Bauleiter.
  • E-Commerce-KMU: Viele wiederkehrende Rechnungen (Versand, Tools, Marketing) werden als „wiederkehrender Lieferant“ schneller erkannt und automatisch vorkontiert.
  • Agentur: Eingangsrechnungen werden nach Kundenprojekten zugeordnet, sodass die Marge pro Projekt sauberer sichtbar wird.

Was kostet Rechnungseingang (Invoice Capture)?

Die Kosten hängen meist von Rechnungsvolumen (z. B. Anzahl pro Monat), Funktionsumfang (Positionsdaten, Bestellabgleich, Freigabe-Workflows) und Integrationen (ERP/Buchhaltung) ab. Häufig gibt es SaaS-Modelle mit Grundgebühr plus Preis pro Beleg; für KMU startet das oft im niedrigen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Monatsbereich, je nach Anbieter und Menge.

Merksatz: Invoice Capture ist der „digitale Posteingang“ für Rechnungen – mit automatischem Auslesen, Prüfregeln und einem klaren Freigabeprozess, damit Zahlungen korrekt, schnell und nachvollziehbar laufen.