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Robotic Process Automation (RPA)

Automatisierung von UI-Klickprozessen in bestehenden Anwendungen.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten in bestehenden Anwendungen automatisiert, indem Software-„Bots“ Benutzeraktionen wie Klicks, Copy-Paste und Dateneingaben über die Oberfläche (UI) nachahmen. RPA eignet sich besonders für Prozesse, die heute manuell in mehreren Systemen ausgeführt werden, ohne dass dafür APIs oder tiefe Systemintegrationen nötig sind.

Was bedeutet Robotic Process Automation (RPA)?

Der Begriff „Robotic“ meint keine physischen Roboter, sondern Software-Roboter. „Process Automation“ beschreibt das Ziel: Geschäftsprozesse schneller, fehlerärmer und skalierbarer zu machen. RPA sitzt dabei „oben drauf“ auf Ihren bestehenden Tools (ERP, CRM, Web-Portale, Legacy-Software) und führt definierte Schritte automatisch aus.

Wie funktioniert Robotic Process Automation (RPA)?

RPA-Bots folgen einem festgelegten Ablauf, der typischerweise in einem RPA-Designer modelliert wird. Häufige Umsetzungsschritte sind:

  • Prozess auswählen: Hohe Wiederholung, klare Regeln, viele manuelle Klicks (z. B. Datenübertragungen zwischen Systemen).
  • Schritte definieren: Welche Masken/Felder werden geöffnet, welche Daten gelesen, validiert und eingetragen?
  • Bot bauen: UI-Interaktionen über Selektoren, Bildschirmpositionen oder OCR (bei „schwierigen“ Oberflächen).
  • Ausnahmen behandeln: Was passiert bei fehlenden Daten, Login-Problemen, geänderten Formularen?
  • Ausführen & überwachen: Zeitgesteuert (z. B. nachts), eventbasiert oder manuell; mit Logs und Reporting.

Wichtig: RPA ist stark, wenn der Prozess stabil ist. Ändert sich die Oberfläche häufig (Buttons, Feldnamen, Layout), steigt der Wartungsaufwand.

Warum ist RPA wichtig – gerade für wachsende KMU?

Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen oft auch Excel-Listen, E-Mail-Workarounds und manuelle Datentransfers. RPA hilft, diese „Klickarbeit“ zu reduzieren, ohne sofort eine große IT-Modernisierung zu starten. Typische Effekte sind: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Tippfehler, bessere Nachvollziehbarkeit (Logs) und Entlastung von Mitarbeitenden für wertschöpfendere Aufgaben.

RPA ist außerdem ein pragmatischer Zwischenschritt, wenn APIs fehlen oder Legacy-Systeme schwer integrierbar sind. In vielen Fällen wird RPA später durch robustere Integrationen oder Workflow Orchestration (Workflow-Orchestrierung) ergänzt oder ersetzt.

Beispiele für RPA-Use-Cases

  • Rechnungsverarbeitung: Daten aus PDFs/Portalen ablesen und in ERP/DATEV-ähnliche Masken übertragen (oft kombiniert mit OCR (Optical Character Recognition) oder Document AI (Intelligent Document Processing, IDP)).
  • Stammdatenpflege: Artikel- oder Kundendaten aus einem System exportieren, prüfen und in ein anderes System einpflegen.
  • Reporting: Daten aus Web-Backends herunterladen, konsolidieren und per E-Mail verteilen.
  • Portal-Automation: Statusabfragen oder Bestellungen in Lieferantenportalen durchführen, wenn keine Schnittstelle vorhanden ist.

Was kostet RPA?

Die Kosten hängen stark von Tool-Lizenz, Bot-Anzahl, Prozesskomplexität und Wartung ab. Für KMU sind typische Kostentreiber: Anzahl der automatisierten Schritte, Stabilität der UI, Ausnahmefälle sowie Anforderungen an Sicherheit und Compliance. In der Praxis lohnt sich RPA besonders bei Prozessen mit hohem Volumen (z. B. täglich/mehrmals täglich) und klaren Regeln.

RPA vs. „klassische“ Automatisierung

Im Vergleich zu API-Integrationen oder iPaaS/Low-Code-Tools wie n8n ist RPA UI-näher: Es automatisiert das, was Menschen klicken würden. Das ist schnell startbar, aber potenziell fragiler. Häufig ist die beste Lösung eine Kombination: stabile Kernlogik über APIs/Workflows, und RPA nur dort, wo Systeme „zu“ sind.