SAllgemein

SaaS Management Platform (SMP)

Tool für Überblick über SaaS-Apps, Lizenzen, Nutzer und Risiken.

Eine SaaS Management Platform (SMP) ist eine Software, die Unternehmen einen zentralen Überblick über alle genutzten SaaS-Apps (Cloud-Software), Lizenzen, Nutzer, Kosten und Sicherheitsrisiken gibt. Sie hilft vor allem KMU, Schatten-IT zu reduzieren, Ausgaben zu kontrollieren und Zugriffe sauber zu verwalten – ohne jede App einzeln prüfen zu müssen.

Was bedeutet SaaS Management Platform (SMP)?

SMP steht für „SaaS Management Platform“. Gemeint ist eine Management-Lösung, die die Nutzung von SaaS-Anwendungen im Unternehmen transparent macht: Welche Tools sind im Einsatz (z. B. CRM, Projektmanagement, Buchhaltung), wer nutzt sie, wie viele Lizenzen sind gebucht, was kostet das monatlich – und wo entstehen Risiken (z. B. ehemalige Mitarbeiter mit aktivem Zugang).

Wie funktioniert eine SaaS Management Platform (SMP)?

Eine SMP sammelt und konsolidiert Daten aus verschiedenen Quellen und macht daraus eine steuerbare Übersicht. Typischer Ablauf:

  • 1) Erkennen: Die Plattform findet SaaS-Tools über Anbindungen (APIs), Single Sign-on/Identity Provider (z. B. Microsoft/Google), Browser- oder Finanzdaten (Rechnungen, Kreditkarten, Buchhaltung).
  • 2) Zuordnen: Nutzer werden Apps, Rollen und Abteilungen zugeordnet (wer hat Zugriff worauf?).
  • 3) Analysieren: Die SMP erkennt ungenutzte oder doppelte Lizenzen, ungewöhnliche Logins, fehlende Sicherheitsstandards oder auslaufende Verträge.
  • 4) Steuern: Admins können Onboarding/Offboarding standardisieren (z. B. Zugänge automatisch entziehen) und Richtlinien durchsetzen.
  • 5) Berichten: Dashboards zeigen Kosten, Nutzung, Risiken und Einsparpotenziale – hilfreich für IT, Einkauf und Geschäftsführung.

Warum ist eine SMP für KMU wichtig?

In vielen KMU wächst die Zahl der Cloud-Tools „nebenbei“: Teams abonnieren Software selbst, Lizenzen laufen weiter, obwohl Mitarbeitende das Unternehmen verlassen haben, und niemand hat den Gesamtüberblick. Eine SMP adressiert drei typische Schmerzpunkte:

  • Kostenkontrolle: Unbenutzte Lizenzen, doppelte Tools (z. B. zwei Projektmanagement-Apps) und teure Pläne werden sichtbar. Das kann schnell mehrere Tausend Euro pro Jahr sparen.
  • Sicherheit & Compliance: Ehemalige Nutzerkonten, zu breite Rechte oder fehlende MFA/SSO erhöhen das Risiko von Datenabfluss. Eine SMP hilft, Zugriffe zu härten und Risiken zu priorisieren.
  • Operative Effizienz: Standardisierte Prozesse für Ein- und Austritte, Rollenwechsel und Tool-Freigaben reduzieren manuelle Arbeit und Fehler.

Beispiele aus der Praxis

  • Lizenz-Leichen: Ein Vertrieb nutzt 30 CRM-Lizenzen, aktiv sind aber nur 22. Die SMP schlägt vor, 8 Lizenzen zu kündigen oder neu zuzuweisen.
  • Offboarding-Risiko: Ein Ex-Mitarbeiter hat noch Zugriff auf eine Filesharing-App. Die SMP erkennt das und triggert eine Deaktivierung.
  • Tool-Wildwuchs: Marketing nutzt drei ähnliche Design-Tools. Die SMP macht Überschneidungen sichtbar und erleichtert eine Konsolidierung.

Was kostet eine SaaS Management Platform (SMP)?

Die Kosten hängen meist von Anzahl der Nutzer, der verwalteten Apps und Funktionsumfang ab. Grob gilt: einfache Lösungen starten oft ab ca. 2–6 € pro Nutzer/Monat, umfassende Plattformen (inkl. Automatisierung, Security-Checks, Workflows) liegen häufig deutlich darüber. Wichtig ist der Business Case: Schon wenige gekündigte Lizenzen oder vermiedene Sicherheitsvorfälle können die Kosten rechtfertigen.

Worauf sollten KMU bei der Auswahl achten?

  • Integrationen: Unterstützt die SMP Ihre wichtigsten SaaS-Apps und Ihr Identity-System?
  • Erkennung über Ausgaben: Kann sie Tools über Rechnungen/Transaktionen finden (wichtig gegen Schatten-IT)?
  • Offboarding-Automation: Gibt es Workflows, um Zugriffe zuverlässig zu entziehen?
  • Reporting: Verständliche Kosten- und Risiko-Dashboards für Geschäftsführung/Einkauf.
  • Datenschutz: Klare Datenhaltung, Rollenrechte und Protokollierung (wer hat was geändert?).

Eine SMP ist damit weniger „nice to have“ als ein praktisches Steuerungsinstrument: Sie macht SaaS-Nutzung im Unternehmen messbar, kontrollierbar und sicherer.