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SaaS (Software as a Service)

Software mieten statt kaufen: Nutzung per Browser, Updates inklusive.

SaaS (Software as a Service) bedeutet, dass Sie Software nicht kaufen und auf eigenen Servern installieren, sondern als Dienst „mieten“ und meist direkt im Browser nutzen. Der Anbieter betreibt die Anwendung in der Cloud, kümmert sich um Updates, Wartung und Sicherheitspatches – Sie zahlen typischerweise monatlich oder jährlich pro Nutzer oder nach Nutzung.

Was bedeutet SaaS für KMU konkret?

Für Geschäftsführer ohne IT-Fokus ist SaaS vor allem ein Betriebsmodell: Statt einmalig hohe Lizenz- und Hardwarekosten zu tragen, erhalten Sie eine sofort einsatzfähige Lösung mit planbaren laufenden Kosten. Typische Beispiele sind E-Mail & Kollaboration (z. B. Microsoft 365), CRM (z. B. Salesforce, HubSpot), Buchhaltung, Projektmanagement oder Helpdesk-Systeme.

Wie funktioniert SaaS (vereinfacht in 5 Schritten)?

  • 1) Anmeldung: Sie erstellen ein Konto und wählen ein Paket (z. B. Anzahl Nutzer, Funktionen).
  • 2) Zugriff per Internet: Mitarbeiter melden sich per Browser oder App an – keine lokale Installation nötig.
  • 3) Datenhaltung in der Cloud: Ihre Daten liegen (je nach Anbieter/Vertrag) in bestimmten Rechenzentren; wichtig sind Themen wie Datenstandort und Zugriffsrechte.
  • 4) Betrieb durch den Anbieter: Updates, Skalierung, Backups und Verfügbarkeit werden zentral gemanagt.
  • 5) Abrechnung: Meist Abo pro Nutzer/Monat oder nutzungsbasiert (z. B. Transaktionen, Speicher, API-Aufrufe).

Warum ist SaaS relevant (Nutzen & Risiken)?

Vorteile: Schneller Start (Time-to-Value), weniger interne IT-Last, automatische Updates, gute Skalierbarkeit bei Wachstum, einfacher Zugriff für verteilte Teams. Für KMU ist das oft attraktiv, weil keine eigenen Server, keine aufwendigen Release-Projekte und weniger „IT-Feuerwehr“ nötig sind.

Wichtige Abwägungen: Abhängigkeit vom Anbieter (Stichwort Vendor Lock-in), laufende Kosten statt Einmalzahlung, sowie Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Gerade bei personenbezogenen Daten sollten Sie prüfen, ob Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPA), Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung sowie Regelungen zur Datenaufbewahrung passen (siehe Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).

Was kostet SaaS?

Die Kosten reichen von kostenlosen Einstiegsplänen bis zu 20–100+ € pro Nutzer/Monat (und darüber) bei Business- oder Enterprise-Funktionen. Preis-Treiber sind u. a. Nutzeranzahl, Funktionsumfang, Speicher, Integrationen (z. B. ERP/CRM), Support-Level sowie Verfügbarkeitszusagen (SLA).

SaaS und KI: Warum das gerade jetzt wichtig ist

Viele moderne SaaS-Produkte integrieren KI-Funktionen – etwa Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Chat-Assistenten wie ChatGPT bzw. Generative KI (Generative AI). Für KMU kann das Produktivität steigern, erfordert aber klare Regeln: Welche Daten dürfen in KI-Funktionen, wie werden Inhalte gespeichert, und wer trägt Verantwortung (Stichwort AI Governance).