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SaaS Sprawl

Zu viele Tools/Abos ohne Überblick – teuer und riskant.

SaaS Sprawl bezeichnet die Situation, in der sich in einem Unternehmen immer mehr Cloud- und SaaS-Tools (Software-Abos) ansammeln, ohne dass es einen klaren Überblick, eine zentrale Steuerung oder einheitliche Regeln gibt. Das führt häufig zu unnötigen Kosten, Sicherheits- und Datenschutzrisiken sowie ineffizienten Prozessen – besonders in KMU, wenn Teams eigenständig Tools buchen.

Was bedeutet SaaS Sprawl in der Praxis?

Typische Auslöser sind „schnelle Lösungen“: Marketing bucht ein Newsletter-Tool, Vertrieb ein CRM-Add-on, HR ein Recruiting-Tool, und einzelne Mitarbeitende nutzen zusätzlich private Accounts oder KI-Tools. Mit der Zeit entstehen doppelte Funktionen (z. B. drei Projektmanagement-Tools), verstreute Daten und viele einzelne Rechnungen. Oft weiß niemand mehr genau: Welche Tools sind im Einsatz? Wer nutzt sie wirklich? Wo liegen die Unternehmensdaten?

Wie entsteht und „funktioniert“ SaaS Sprawl?

  • Dezentrale Beschaffung: Fachabteilungen schließen Abos direkt per Kreditkarte ab („Shadow IT“).
  • Wachsende Tool-Landschaft: Für jede Aufgabe gibt es ein spezialisiertes Tool – ohne Konsolidierung.
  • Fehlendes Offboarding: Lizenzen laufen weiter, obwohl Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder Projekte enden.
  • Unklare Verantwortlichkeiten: Niemand besitzt die Gesamtübersicht über Verträge, Nutzer, Datenflüsse und Risiken.
  • Integrations-Wildwuchs: Viele Tools werden über Automationen (z. B. Automatisierung (Automation)) verbunden, ohne Dokumentation.

Warum ist SaaS Sprawl wichtig (Kosten, Risiko, Effizienz)?

Kosten: Die Summe vieler kleiner Abos ist oft höher als erwartet – inklusive ungenutzter Lizenzen, Doppelverträge und teurer Upgrade-Stufen. Risiko: Jedes zusätzliche Tool ist ein weiterer Angriffs- und Datenabflusskanal (Passwörter, Zugriffsrechte, APIs). Besonders kritisch wird es, wenn personenbezogene Daten ohne klare Regeln verarbeitet werden (Stichwort Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI).

Effizienz: Wenn Daten in verschiedenen Systemen liegen, entstehen Medienbrüche: Reporting wird mühsam, Kunden- und Projektdaten sind uneinheitlich, und Mitarbeitende verbringen Zeit mit Tool-Wechseln statt mit Wertschöpfung. Zusätzlich steigt das Abhängigkeitsrisiko von einzelnen Anbietern (siehe Vendor Lock-in (Anbieterbindung)).

Beispiele für SaaS Sprawl in KMU

  • Mehrere Teams nutzen parallel unterschiedliche Chat- und Kollaborationstools, wodurch Informationen nicht auffindbar sind.
  • Ein Unternehmen zahlt für 50 Lizenzen, aber nur 20 werden aktiv genutzt (fehlende Lizenz- und Nutzungsanalyse).
  • Mitarbeitende verwenden KI-Tools wie ChatGPT mit privaten Accounts für Kundenanfragen – ohne Freigaben, Richtlinien oder Protokollierung.

Was können Geschäftsführer konkret tun?

  • Tool-Inventar erstellen: Liste aller SaaS-Tools, Kosten, Vertragslaufzeiten, Owner, Nutzerzahlen.
  • Klare Beschaffungsregeln: Wer darf Tools einkaufen? Welche Mindestanforderungen gelten (Sicherheit, DSGVO, DPA/AVV)?
  • Rollen & Zugriffe managen: Standardisiertes On-/Offboarding, regelmäßige Rechte-Reviews.
  • Konsolidieren: Überlappende Tools reduzieren, Kernsysteme definieren.
  • Governance etablieren: Leitlinien z. B. über AI Governance für KI-Tools und Datenumgang.

Unterm Strich ist SaaS Sprawl weniger ein „IT-Problem“ als ein Führungs- und Prozessproblem: Wer Transparenz und Regeln schafft, senkt Kosten, reduziert Risiken und erhöht die Produktivität.