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Shadow IT

Nicht freigegebene Tools/IT-Lösungen, die Mitarbeitende selbst nutzen.

Shadow IT bezeichnet Software, Cloud-Dienste oder Geräte, die Mitarbeitende ohne Freigabe oder Wissen der IT-Abteilung einsetzen – z. B. private Messenger, Dateiablagen oder Projekttools. Das passiert oft, um schneller zu arbeiten, kann aber Sicherheits-, Datenschutz- und Kostenrisiken für das Unternehmen verursachen.

Was bedeutet Shadow IT?

Der Begriff setzt sich aus „Shadow“ (Schatten) und „IT“ zusammen: Es ist „IT im Schatten“, also außerhalb der offiziellen Prozesse, Richtlinien und Kontrollen. Typisch sind Tools, die mit Firmen-Daten genutzt werden, ohne dass sie zentral verwaltet, geprüft oder dokumentiert sind.

Wie entsteht Shadow IT in kleinen Unternehmen?

In kleinen Firmen ist Shadow IT besonders häufig, weil Teams pragmatisch handeln und IT-Ressourcen knapp sind. Häufige Auslöser sind lange Beschaffungswege, fehlende Alternativen, Homeoffice oder neue Anforderungen durch Digitalisierung.

  • „Schnell lösen“ statt warten: Ein Team nutzt spontan ein neues SaaS-Tool für Aufgabenmanagement.
  • Dateiaustausch ohne Freigabe: Kundendaten landen in privaten Cloud-Speichern oder geteilten Links.
  • KI-Tools ohne Richtlinie: Mitarbeitende nutzen ChatGPT oder andere Generative KI (Generative AI) für Texte, Angebote oder Support-Antworten – ggf. mit sensiblen Inhalten.

Warum ist Shadow IT wichtig (und riskant)?

Shadow IT ist nicht per se „böse“ – sie zeigt oft echte Prozessprobleme und Innovationsbedarf. Kritisch wird es, wenn dadurch Sicherheitslücken, Compliance-Verstöße oder Datenabflüsse entstehen.

  • Datenschutz & Compliance: Nutzung nicht geprüfter Tools kann gegen Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI oder interne Vorgaben verstoßen (z. B. fehlende AV-Verträge, unklare Datenresidenz).
  • IT-Sicherheit: Schwache Passwörter, fehlendes MFA, Schatten-Accounts und unkontrollierte Integrationen erhöhen das Risiko von Phishing und Datenverlust.
  • Operatives Risiko: Wenn Wissen und Daten in „Privat-Tools“ stecken, entstehen Abhängigkeiten von einzelnen Personen (Bus-Faktor).
  • Kosten & Wildwuchs: Mehrfachlizenzen, ungenutzte Abos und parallele Systeme treiben die Gesamtkosten.

Wie geht man strategisch mit Shadow IT um?

Die beste Strategie ist meist nicht „verbieten“, sondern sichtbar machen, bewerten und kontrolliert integrieren. Ein praktikabler Ansatz für Geschäftsführer in KMU:

  • 1) Transparenz schaffen: Kurze Tool-Inventur (Umfrage + Abrechnungen + Browser-/SSO-Übersicht).
  • 2) Risiko klassifizieren: Welche Daten werden verarbeitet (z. B. Kundendaten, Angebote, HR)? Gibt es kritische Zugriffe?
  • 3) Alternativen anbieten: Offizielle, einfache Standard-Tools bereitstellen (inkl. Schulung).
  • 4) Leitplanken definieren: Eine klare AI Policy (KI-Richtlinie) und Regeln für SaaS-Einkauf, Datenablage, Freigaben und MFA.
  • 5) Governance etablieren: Verantwortlichkeiten und Freigabeprozess festlegen – ggf. als Teil von AI Governance und IT-Governance.

Beispiele für Shadow IT

  • Privater Dropbox/Google-Drive-Ordner für Kundenunterlagen
  • WhatsApp/Telegram für interne Abstimmungen mit Projektinfos
  • Eigenes CRM in Excel oder Notion statt des offiziellen Systems
  • Ungeprüfte KI-Tools („Shadow AI“) für das Zusammenfassen von Verträgen oder das Schreiben von E-Mails

Merksatz: Shadow IT ist ein Symptom für fehlende oder zu langsame IT-Enablement-Prozesse. Wer sie früh erkennt und in eine klare Strategie überführt, reduziert Risiken und beschleunigt die Digitalisierung.