Single Source of Truth (SSOT)

Single Source of Truth (SSOT) bezeichnet das Prinzip, dass es für jedes zentrale Kerndatum im Unternehmen genau eine verlässliche, führende Datenquelle gibt – zum Beispiel für Kunden-, Artikel-, Preis- oder Lieferantendaten. Ziel ist, dass alle Systeme und Teams mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten, statt mit widersprüchlichen Kopien in Excel-Listen, E-Mails oder Insellösungen.

Was bedeutet SSOT konkret im Alltag?

In kleinen Unternehmen entstehen Daten oft „nebenbei“ in verschiedenen Tools: CRM, ERP/Warenwirtschaft, Buchhaltung, Shop-System, Support-Postfach oder Projektmanagement. Ohne SSOT kann derselbe Kunde mehrfach existieren (z.B. unterschiedliche Schreibweisen), Preise weichen ab oder Lagerbestände stimmen nicht. SSOT setzt hier eine klare Regel: Für jedes Datenthema gibt es ein führendes System (System of Record), und andere Anwendungen beziehen diese Daten daraus.

Wie funktioniert eine Single Source of Truth (SSOT)?

• 1) Kerndaten definieren: Welche Daten sind geschäftskritisch? (z.B. „Kunde“, „Artikel“, „Preis“, „Rechnung“)
• 2) Datenverantwortung festlegen: Wer darf was ändern? (Rollen, Freigaben, Prozesse)
• 3) Führende Quelle bestimmen: Pro Kerndatum ein „Master“-System (z.B. ERP als führend für Artikel & Lager, CRM als führend für Leads & Kontakte).
• 4) Synchronisation & Integrationen: Daten fließen automatisch in andere Systeme (APIs, Schnittstellen, Automations-Tools wie Automatisierung (Automation) oder z.B. n8n).
• 5) Datenqualität absichern: Dublettenregeln, Pflichtfelder, Validierungen, regelmäßige Checks und Bereinigung.

Beispiele: SSOT in kleinen Unternehmen

• Kundendaten: Das CRM ist führend. Adresse, Ansprechpartner und Einwilligungen werden dort gepflegt; Newsletter-Tool und Support-System lesen diese Daten nur aus.
• Artikeldaten: Das ERP/WaWi ist führend. Der Online-Shop bekommt Artikeltexte, Preise und Bestand automatisch synchronisiert – statt manuell.
• Reporting: Statt Zahlen aus mehreren Excel-Dateien werden Kennzahlen aus einer konsistenten Datenbasis gezogen (z.B. Data Warehouse/BI). Wichtig: Das Reporting ist meist nicht die SSOT, sondern nutzt sie.

Warum ist SSOT wichtig – besonders für Digitalisierung & KI?

SSOT reduziert Reibungsverluste: weniger Rückfragen, weniger Fehler, schnellere Prozesse und verlässlichere Entscheidungen. Strategisch wird SSOT zur Grundlage für Skalierung (mehr Kunden, mehr Produkte, mehr Mitarbeitende) und für Automatisierung.

Auch für KI-Anwendungen ist SSOT entscheidend: Wenn ein Large Language Model (LLM) oder Tools wie ChatGPT im Unternehmen Informationen zusammenfassen, Angebote vorbereiten oder Support-Antworten generieren, müssen die zugrunde liegenden Daten stimmen. Ohne SSOT steigt das Risiko von falschen Aussagen, fehlerhaften Angeboten oder „gefühlten Wahrheiten“ aus veralteten Datenständen – ein typischer Nährboden für KI-Fehler und Missverständnisse.

Typische Stolpersteine

• „Ein Tool für alles“ ist nicht zwingend nötig: SSOT bedeutet nicht, dass es nur ein System geben darf – sondern eine führende Quelle je Datendomäne.
• Schatten-IT: Parallel gepflegte Excel-Listen untergraben SSOT. Hier helfen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten.
• Unklare Datenbegriffe: Wenn „Kunde“ mal „Rechnungsempfänger“ und mal „Kontakt“ bedeutet, entstehen Konflikte. Einheitliche Definitionen sind Teil der Lösung.

Merksatz: SSOT ist weniger ein IT-Projekt als eine Management-Entscheidung: Welche Daten sind „wahr“ – und wer sorgt dafür, dass sie es bleiben?