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Stammdaten (Master Data)

Zentrale Grunddaten wie Kunden, Artikel, Preise, Lieferanten, Kontenplan.

Stammdaten (Master Data) sind die zentralen, relativ stabilen Grunddaten eines Unternehmens – z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Kontenplan oder Standorte. Sie werden in CRM/ERP/CMS einmal „richtig“ gepflegt und dann von vielen Prozessen genutzt, etwa für Angebote, Rechnungen, Lager, Support und Auswertungen. Gute Stammdaten sorgen dafür, dass überall dieselben Informationen gelten.

Was bedeutet „Stammdaten“ konkret?

Stammdaten beschreiben die „Wer/Was“-Objekte Ihres Geschäfts: Wer ist der Kunde? Was ist der Artikel? Welche Konditionen gelten? Im Gegensatz dazu stehen Bewegungsdaten (Transaktionsdaten) wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Support-Tickets – sie entstehen laufend und beziehen sich auf Stammdaten.

Typische Stammdaten in KMU:

  • Kundendaten: Firma, Ansprechpartner, Adressen, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen
  • Artikeldaten: Artikelnummer, Bezeichnung, EAN, Varianten, Einkaufspreis/Verkaufspreis, Steuersatz
  • Lieferantendaten: Konditionen, Lieferzeiten, Mindestmengen
  • Preis- und Rabattregeln: Preislisten, Staffelpreise, Kundengruppen
  • Finanz-Stammdaten: Kontenplan, Kostenstellen, Zahlungsarten

Wie funktionieren Stammdaten in CRM, ERP und CMS?

In der Praxis laufen viele Abläufe über dieselben Stammdaten – und genau hier entstehen sonst Fehler. Ein einfaches Beispiel: Im CRM wird ein Kunde mit neuer Rechnungsadresse erfasst, im ERP bleibt die alte Adresse stehen. Ergebnis: falsche Rechnung, Rückläufer, unnötige Abstimmung.

Ein sauberes Stammdaten-Setup folgt meist diesem Ablauf:

  • 1) Quelle festlegen: Wo werden Kundendaten „führend“ gepflegt (z. B. CRM oder ERP)?
  • 2) Standards definieren: Pflichtfelder, Namensregeln, Dublettenregeln, Formate (z. B. PLZ/Land).
  • 3) Pflegeprozess einführen: Wer darf anlegen/ändern? Wer prüft? Was ist der Freigabeprozess?
  • 4) Synchronisation/Integration: Daten zwischen Tools abgleichen, z. B. über Schnittstellen oder Automatisierung (Automation).
  • 5) Qualität sichern: Regelmäßige Dublettenprüfung, Plausibilitätschecks, Bereinigung.

Warum sind Stammdaten wichtig (gerade für KMU ohne IT-Abteilung)?

Stammdaten sind die Basis, damit Business-Software zuverlässig arbeitet. Wenn sie unvollständig oder doppelt sind, entstehen typische KMU-Probleme: falsche Preise im Angebot, Lagerbestände passen nicht, Auswertungen sind unbrauchbar oder das Team sucht ständig „die richtige“ Kundennummer.

Gute Stammdaten bringen dagegen messbaren Nutzen:

  • Weniger Fehler in Angeboten, Rechnungen, Versand und Buchhaltung
  • Schnellere Abläufe, weil Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen
  • Bessere Entscheidungen, weil Reports/BI auf konsistenten Daten basieren
  • Skalierbarkeit, wenn mehr Mitarbeiter, Produkte oder Standorte dazukommen

Praxisbeispiele

  • Vertrieb: Einheitliche Preislisten und Kundengruppen verhindern, dass zwei Verkäufer demselben Kunden unterschiedliche Konditionen anbieten.
  • E-Commerce: Saubere Artikeldaten (Varianten, Bilder, Maße, Steuersätze) reduzieren Retouren und Support-Anfragen.
  • Buchhaltung: Ein gepflegter Kontenplan und klare Kostenstellen sparen Zeit bei der Zuordnung und beim Monatsabschluss.

Was kostet Stammdatenpflege?

Stammdaten „kosten“ selten als отдельnes Produkt – die Kosten stecken in Zeit und Organisation: initiale Bereinigung, klare Regeln, Verantwortlichkeiten und ggf. Integrationen. In KMU ist der größte Hebel oft nicht ein neues Tool, sondern ein einfacher Standard: Pflichtfelder, Dublettenregeln und ein klarer „Single Source of Truth“ pro Datentyp.