Value Stream Mapping (Wertstromanalyse)

Value Stream Mapping (Wertstromanalyse) ist eine Methode aus Lean Management, die den End-to-End-Fluss eines Produkts oder Services visualisiert – inklusive Prozessschritten, Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Beständen/Backlogs und Verschwendung. Ziel ist, Engpässe und unnötige Arbeit sichtbar zu machen, um Prozesse gezielt zu verbessern und anschließend zu standardisieren oder zu Automatisierung (Automation)-Kandidaten zu machen.

Was bedeutet Value Stream Mapping (Wertstromanalyse)?

„Value Stream“ bedeutet Wertstrom: alle Aktivitäten, die nötig sind, um aus einem Kundenbedarf ein fertiges Ergebnis zu liefern (z. B. Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung). „Mapping“ heißt, diesen Fluss als Karte darzustellen – typischerweise mit zwei Ebenen: dem Informationsfluss (z. B. E-Mail, ERP, Ticketsystem) und dem Material-/Arbeitsfluss (z. B. Bearbeitungsschritte, Übergaben, Freigaben).

Wie funktioniert Value Stream Mapping in der Praxis?

• 1) Scope festlegen: Start- und Endpunkt definieren (z. B. „Lead kommt rein“ bis „Rechnung bezahlt“). Wichtig: ein klarer Prozess, nicht „das ganze Unternehmen“.
• 2) Ist-Zustand aufnehmen: Alle Schritte, Rollen/Teams, Systeme und Übergaben erfassen. Pro Schritt werden Zeiten notiert (Bearbeitungszeit vs. Wartezeit) sowie Fehler-/Nacharbeitsquoten.
• 3) Kennzahlen sichtbar machen: Typisch sind Durchlaufzeit (Lead Time), Bearbeitungszeit (Process Time), First-Pass-Yield (ohne Nacharbeit) und WIP/Backlog (Work in Progress).
• 4) Verschwendung identifizieren: Häufige Muster: doppelte Datenerfassung, Medienbrüche (PDF → Copy/Paste), unnötige Freigaben, Rückfragen wegen fehlender Informationen, „Warten auf Entscheidung“.
• 5) Soll-Zustand designen: Schritte eliminieren, zusammenlegen, standardisieren oder mit klaren Regeln versehen (z. B. „Freigabe nur ab Betrag X“). Danach folgt ein Umsetzungsplan mit Prioritäten.

Warum ist Value Stream Mapping für wachsende KMU wichtig?

Wenn ein Unternehmen wächst, „skalieren“ manuelle Prozesse oft nicht: mehr Aufträge bedeuten mehr Abstimmung, mehr Excel-Listen, mehr E-Mails – und die Durchlaufzeit steigt, obwohl das Team härter arbeitet. Value Stream Mapping schafft Transparenz darüber, wo Zeit verloren geht (meist in Wartezeiten und Übergaben) und warum (z. B. fehlende Standards, unklare Verantwortlichkeiten, Systembrüche). Damit wird Verbesserung messbar: Statt „wir sollten digitalisieren“ heißt es konkret „Schritt 4 verursacht 60% der Wartezeit, weil Daten fehlen – wir bauen Pflichtfelder und automatische Validierung ein“.

Beispiele: Wo VSM typische Automatisierungshebel aufdeckt

• Rechnungsfreigabe: Viele kleine Rechnungen hängen in manuellen Freigaben. VSM zeigt, dass die Wartezeit größer ist als die Bearbeitungszeit → Regelbasierte Freigabe + automatische Benachrichtigungen.
• Onboarding neuer Mitarbeitender: Tickets, E-Mails, Tool-Zugänge, Hardware – verteilt über mehrere Teams. VSM macht Übergaben sichtbar → zentraler Workflow, Checklisten, automatische Provisionierung.
• Kundensupport: Rückfragen entstehen, weil Informationen fehlen. VSM zeigt Nacharbeitsschleifen → strukturierte Intake-Formulare, Wissensdatenbank, Routing nach Kategorie.

Value Stream Mapping vs. Prozessdiagramm

Ein klassisches Prozessdiagramm zeigt oft nur die Reihenfolge von Schritten. Value Stream Mapping ergänzt die entscheidende Dimension: Zeit und Verschwendung. Dadurch lässt sich priorisieren, welche Änderungen den größten Effekt auf Durchlaufzeit, Qualität und Kosten haben – besonders relevant, bevor man Tools einführt oder Automatisierung (Automation) baut.

Typische Ergebnisse (und nächste Schritte)

Am Ende stehen meist eine übersichtliche Ist-Karte, eine Soll-Karte und eine Liste konkreter Maßnahmen: Standards definieren, Datenqualität verbessern, Schnittstellen schaffen, Freigaben reduzieren, sowie Automatisierungspakete (z. B. Benachrichtigungen, Datentransfers, Validierungen, SLA-Regeln). So wird aus „gefühlter Ineffizienz“ ein messbarer Verbesserungsplan.