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Webhook

Automatische Benachrichtigung an andere Systeme bei Ereignissen.

Ein Webhook ist eine automatische Benachrichtigung, die ein System bei einem Ereignis an ein anderes System sendet. Statt dass Ihr CRM, ERP oder CMS ständig „nachfragt“, ob es etwas Neues gibt, meldet sich das auslösende Tool sofort von selbst – meist in Form einer Nachricht an eine Internet-Adresse (URL). So lassen sich Prozesse ohne eigene IT-Abteilung schnell und zuverlässig verbinden.

Was bedeutet „Webhook“?

Der Begriff setzt sich vereinfacht aus „Web“ (Internet) und „Hook“ (Haken/Einbindung) zusammen: Ein Webhook „hakt“ sich an ein Ereignis ein und stößt automatisch eine Aktion in einem anderen System an. In der Praxis ist das oft die Grundlage für Automatisierung (Automation) zwischen Business-Tools.

Wie funktioniert ein Webhook?

  • 1. Ereignis definieren: Sie legen fest, welches Ereignis den Webhook auslöst (z. B. „Neuer Lead im CRM“, „Rechnung bezahlt“, „Formular abgesendet“).
  • 2. Ziel-URL hinterlegen: Das sendende Tool bekommt eine Empfänger-Adresse (URL) – z. B. von Ihrem ERP, Ihrem CMS oder einer Automationsplattform.
  • 3. Daten werden gesendet: Tritt das Ereignis ein, schickt das Tool automatisch Daten (z. B. Name, E-Mail, Bestellnummer) an die URL – häufig als JSON.
  • 4. Empfänger verarbeitet die Daten: Das Zielsystem startet daraufhin eine Aktion, z. B. Datensatz anlegen, Status ändern oder eine Nachricht versenden.
  • 5. Ergebnis/Fehler behandeln: Gute Setups prüfen, ob die Übertragung geklappt hat (z. B. Wiederholungsversuche bei Ausfällen).

Wofür brauchen KMU Webhooks in CRM, ERP und CMS?

Webhooks sparen Zeit, reduzieren manuelle Arbeit und verhindern Medienbrüche. Typische Beispiele:

  • CRM → E-Mail/Support: Wenn ein Lead „Angebot angefragt“ ausfüllt, wird automatisch ein Ticket erstellt oder eine E-Mail-Sequenz gestartet.
  • Shop/Payment → ERP: Sobald eine Zahlung eingeht, wird im ERP automatisch eine Rechnung gebucht oder der Versand angestoßen.
  • CMS/Formular → CRM: Ein Website-Kontaktformular schreibt den Kontakt direkt ins CRM und markiert die Quelle (z. B. Kampagne/Seite).
  • Kalender → CRM: Nach Terminbuchung wird der Kontaktstatus aktualisiert und eine Aufgabe für den Vertrieb erzeugt.

Warum sind Webhooks oft besser als „Polling“ (ständiges Abfragen)?

Viele Tools können Daten auch über regelmäßige Abfragen synchronisieren („alle 5 Minuten prüfen“). Webhooks sind meist schneller (Echtzeit), ressourcenschonender (weniger unnötige Anfragen) und zuverlässiger für Ereignis-getriebene Prozesse. Für KMU bedeutet das: weniger Verzögerungen, weniger Fehler, weniger Handarbeit.

Worauf sollten Sie achten (Praxis & Sicherheit)?

  • Datenschutz: Senden Sie nur die Daten, die wirklich nötig sind (Datenminimierung) und prüfen Sie, ob personenbezogene Daten (PII) betroffen sind.
  • Authentifizierung: Nutzen Sie Signaturen, Tokens oder Secret-Keys, damit nicht „irgendwer“ Ihren Webhook aufrufen kann (siehe Secrets Management (Schlüsselverwaltung)).
  • Fehlerhandling: Klären Sie, ob das sendende Tool bei Fehlern erneut versucht zu senden (Retries) und wie Sie Ausfälle erkennen.
  • Tooling: Plattformen wie n8n oder allgemeine Automatisierung (Automation)-Tools vereinfachen das Empfangen, Prüfen und Weiterverarbeiten von Webhooks ohne Programmierung.

Unterm Strich sind Webhooks ein zentraler Baustein, um CRM-, ERP- und CMS-Prozesse in KMU „von selbst laufen zu lassen“ – schnell, ereignisgesteuert und mit wenig technischem Aufwand.