Kaufen, Plattform oder selbst bauen

Die Frage kommt fast immer in derselben Form auf den Tisch: „Kaufen wir das, oder bauen wir das selbst?" Und fast immer sitzen in der Runde schon zwei Lager, bevor jemand den ersten Satz gesagt hat. Die IT hat gute Gründe, es selbst zu bauen, weil sie die Systeme kennt und weiß, was ein Anbieterwechsel kostet. Der Fachbereich hat gute Gründe, es zu kaufen, weil er das Problem heute hat und nicht in acht Monaten.

Beide haben recht, und trotzdem führt die Frage in dieser Form zu einer schlechten Antwort. Sie behandelt eine Sache als Grundsatzentscheidung, die keine ist. Wer sich einmal für „wir kaufen" entscheidet, kauft danach auch dort ein, wo genau sein eigener Unterschied im Markt liegt. Wer sich einmal für „wir bauen" entscheidet, baut danach auch Dinge nach, die es fertig gibt und die niemanden beeindrucken.

Es gibt nicht zwei Möglichkeiten, sondern drei, und sie sind keine Lager. Das Standardtool ist fertige Software, die du benutzt, wie sie geliefert wird. Die Plattform ist ein Baukasten, auf dem ihr eure eigenen Abläufe zusammensetzt, ohne die Technik darunter selbst zu betreiben. Die Eigenentwicklung ist das, was ihr selbst baut und danach selbst pflegt.

Diese drei sind Schichten, die du je Anwendungsfall neu kombinierst. Derselbe Betrieb kann seine Buchhaltung fertig einkaufen, seinen Angebotsprozess auf einer Plattform zusammenstecken und genau das eine Stück selbst bauen, an dem sein Vorsprung hängt. Die Entscheidung fällt also nicht einmal im Jahr für die Firma, sondern jedes Mal neu für einen Fall.

Woran du merkst, dass die Frage zu groß gestellt ist

Das erste Anzeichen: In der Runde reden alle über „KI-Software" und meinen dabei verschiedene Dinge. Der eine denkt an ein Chatwerkzeug für die Belegschaft, der andere an einen Agenten für die Auftragsabwicklung, der dritte an eine Auswertung für die Geschäftsführung. Drei Fälle, drei völlig verschiedene Antworten, aber nur eine Diskussion. Sobald jemand fragt, über welchen Fall genau gerade gesprochen wird, sortiert sich das Gespräch von selbst.

Das zweite Anzeichen: Die Entscheidung liegt allein bei einer Abteilung. Landet sie komplett in der IT, entscheidet die Machbarkeit über den Nutzen. Landet sie komplett im Fachbereich, entsteht eine Insel, die niemand betreiben kann. Ein kleines Gremium aus Geschäftsführung, Fachbereich und IT entscheidet schneller und besser als jede Abteilung für sich, weil jede der drei eine Frage beantworten kann, die die anderen nicht beantworten können.

Das dritte Anzeichen: Niemand kann sagen, wer die Sache im dritten Jahr betreibt. In der Aufbruchsstimmung eines Vorhabens ist Betrieb kein Thema, denn gebaut wird jetzt. Zwei Jahre später ist genau das die Frage, an der sich entscheidet, ob die Lösung noch läuft oder ob sie still eingeschlafen ist, weil die eine Person, die sie verstanden hat, das Haus verlassen hat.

Das vierte Anzeichen: Der wichtigste Ablauf hängt an genau einem Anbieter und genau einem Modell. Wie schnell das zur Betriebsfrage wird, hat ein Vorfall gezeigt: Ein Spitzenmodell war binnen 90 Minuten für alle Nutzer außerhalb der USA gesperrt. Auslöser war Innenpolitik, kein Streit mit Europa. Die Frage daraus ist nüchtern und gehört in jede dieser drei Entscheidungen: Welcher eurer Abläufe liefe morgen weiter?

Was für jede der drei Schichten spricht

Für das Standardtool spricht das Tempo. Es ist übermorgen da, der Anbieter betreibt es, Verbesserungen kommen, ohne dass jemand bei euch etwas tut. Für alles, was in vielen Betrieben gleich läuft, ist das die vernünftige Wahl, denn ein eigener Nachbau von Buchhaltung oder Zeiterfassung bringt dir keinen einzigen zusätzlichen Kunden. Der Preis dafür ist Anpassungsfähigkeit: Ihr richtet euren Ablauf nach dem Werkzeug aus, nicht umgekehrt, und wie tief es an eure eigenen Systeme herankommt, entscheidet der Anbieter.

Für die Plattform spricht die Mitte aus Tempo und Passform. Ihr baut eure Abläufe selbst zusammen und dockt an eure Systeme an, ohne die Infrastruktur darunter zu betreiben. Das ist für die meisten Fälle im Mittelstand der ehrlichste Kompromiss. Der Preis ist eine Bindung an die Bauweise der Plattform: Was ihr dort zusammensteckt, nehmt ihr beim Wechsel nicht ohne Weiteres mit.

Für die Eigenentwicklung spricht Unterscheidbarkeit. Genau dort, wo euer eigentlicher Unterschied im Markt sitzt, könnt ihr ihn nicht einkaufen, weil ihn der Wettbewerber am selben Tag zum selben Preis mitkaufen würde. Das ist der einzige wirklich gute Grund für diese Schicht. Der Preis ist Dauerlast: Wer sein Harness von Grund auf selbst baut, also die Arbeitsumgebung, die einen Agenten mit Werkzeugen, Gedächtnis und Rechten steuert, wartet am Ende sein Werkzeug, statt damit zu arbeiten. Für die meisten reichen die vorhandenen Standard-Umgebungen, und die eigene Kraft gehört in die Anbindung und in die hauseigenen Regeln.

Was in allen drei Fällen unterschätzt wird, ist die Auswahl des Falls selbst. Die teuerste KI-Entscheidung ist längst nicht mehr die Lizenz, sondern der falsch gewählte Anwendungsfall. Ein sauber gebautes System für einen Ablauf, den niemand braucht, ist teurer als jede Lizenz, die zu hoch verhandelt wurde.

Kurz gesagt

Die teuerste Entscheidung ist nicht die Lizenz, sondern der Anwendungsfall, den du falsch gewählt hast.

Fünf Prüfungen, die dir die Schicht zeigen

Schritt für Schritt

Schneide die Frage auf einen einzigen Anwendungsfall zu, bevor du irgendetwas bewertest

Schreib in einem Satz auf, wer welche Aufgabe damit erledigt und woran ihr merkt, dass sie erledigt ist. Solange dieser Satz nicht steht, bewertet ihr keine Entscheidung, sondern eine Stimmung. Und wenn drei Fälle auf dem Tisch liegen, gehen sie einzeln durch dieselben Prüfungen, nicht gemeinsam.

Prüf, wie genau die Aufgabe schon beschrieben ist

Eine Aufgabe, deren Ablauf ihr Schritt für Schritt hinschreiben könnt, lässt sich bauen. Eine Aufgabe, bei der noch niemand weiß, wie das Ergebnis aussehen soll, baut ihr zweimal: einmal falsch und einmal richtig. In diesem Fall nimm zuerst ein Standardtool, lern daran, was ihr eigentlich braucht, und entscheide danach neu. Diese Reihenfolge spart mehr Geld als jede Verhandlung.

Prüf, wie sensibel die Daten sind und was an eure Systeme andocken muss

Das sind zwei Fragen, die meistens zusammen auftreten. Je sensibler die Daten, desto eher gehört die Verarbeitung nach innen oder zu einem Anbieter, der die Verarbeitung in Europa zusichert. Je tiefer die Anbindung an eure eigenen Systeme reicht, desto weniger trägt ein Standardtool, das an seiner eigenen Oberfläche endet.

Zähl, wie viele Menschen den Fall in einem Jahr benutzen und wie schnell ihr ihn braucht

Ein Fall, den eine Handvoll Leute nutzt, rechtfertigt keine Eigenentwicklung, auch wenn er nervt. Ein Fall, den in einem Jahr mehrere Abteilungen nutzen, verträgt Aufwand, weil sich jede eingesparte Minute vervielfacht. Und wenn die Antwort auf das Tempo „diesen Monat" lautet, ist die Entscheidung faktisch schon gefallen, dann redet ihr über Kaufen oder Plattform.

Klär, wer die Lösung im dritten Jahr betreibt, und triff die Entscheidung zu dritt

Betriebskompetenz heißt hier ganz praktisch: eine benannte Person, die das Ding versteht, Zeit dafür hat und die Vertretung geregelt hat. Findet sich diese Person nicht, streich die Eigenentwicklung aus der Auswahl, egal wie gut der Prototyp aussah. Und setz die drei Perspektiven an einen Tisch: Der Fachbereich kennt das Problem, die IT die Machbarkeit, die Geschäftsführung den Wert.

Wann welche Schicht gewinnt

Das Standardtool gewinnt, wenn der Ablauf in vielen Betrieben gleich läuft, wenn ihr schnell sein müsst, wenn die Daten unkritisch sind und wenn niemand bei euch Lust und Zeit hat, etwas zu betreiben. Die Plattform gewinnt, wenn ihr an eure eigenen Systeme andocken müsst, wenn der Ablauf hausspezifisch ist und wenn ihr die Passform wollt, ohne die Technik darunter zu übernehmen. Die Eigenentwicklung gewinnt an genau einer Stelle: dort, wo euer Unterschied im Markt sitzt und ihr die Kompetenz habt, ihn dauerhaft zu betreiben.

Alle drei Wege teilen eine Regel, die dir die Entscheidung entschärft: Halte den Modellaufruf austauschbar, damit ein Anbieterwechsel kein Projekt wird, und schließ Lizenzen lieber für ein Jahr ab als für drei. Wer so baut, trifft keine Entscheidung mehr, die ihn fünf Jahre bindet, sondern eine, die er im nächsten Jahr korrigieren kann. Genau das macht aus der großen Grundsatzfrage eine ruhige Arbeitsentscheidung, die du je Fall triffst.

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