KI-Kompetenz ist seit Februar 2025 Pflicht: was Artikel 4 wirklich verlangt
Artikel 4 des AI Act verlangt seit Februar 2025 ein angemessenes, nachweisbares Kompetenzniveau der Mitarbeitenden. Kein Zertifikat, keine vorgeschriebene Schulung, aber Verantwortung ab dem ersten Tag der Nutzung. Fünf Felder, fünf Grundbegriffe und fünf Schritte zu einem Stand, den du zeigen kannst.
Die Mail kommt meistens von einem Anbieter, den man nicht kennt, und sie beginnt mit einer Frist. „Sind Ihre Mitarbeitenden schon AI-Act-konform geschult?" Darunter ein Paket, drei Stufen, Zertifikat inklusive. Wer die Mail zum dritten Mal bekommt, macht eines von zwei Dingen: Er bucht etwas, um Ruhe zu haben, oder er schiebt das Thema weg, weil es nach Panikmache klingt.
Beides ist verständlich, und beides trifft daneben. Die Pflicht existiert wirklich. Artikel 4 des AI Act, der europäischen Verordnung, die KI-Anwendungen nach Risiko sortiert, verlangt seit Februar 2025 von jeder Organisation, die KI einsetzt, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Der AI Act selbst ist seit August 2024 in Kraft, diese eine Pflicht greift seit Februar 2025.
Nur verlangt sie etwas anderes, als die Mail behauptet. Vorgeschrieben ist weder eine bestimmte Schulung noch ein Zertifikat. Verlangt wird ein Kompetenzniveau, das zu dem passt, was ihr tatsächlich mit KI macht, und im Zweifel musst du zeigen können, wie du diese Pflicht erfüllst. Wie ihr sie erfüllt, entscheidet ihr selbst, und das ist ausdrücklich so gewollt.
Die zweite Überraschung liegt im Umfang. Die Pflicht hängt nicht an der Unternehmensgröße und nicht an der Branche. Sie trifft die Einzelunternehmerin genauso wie den Konzern, und sie trifft jede Person, die mit KI arbeitet, vom reinen Chatfenster-Anwender bis zur Entwicklerin. Der AI Act legt den Begriff KI dabei breit aus, ein alltägliches Übersetzungswerkzeug fällt bereits darunter. Wer also glaubt, das Thema betreffe ihn nicht, hat meist nur noch nicht nachgesehen, was im Haus schon benutzt wird. Dieser Text ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Woran du merkst, dass die Pflicht bei euch schon gilt
Der schnellste Test ist eine Frage an dich selbst: Arbeitet in deinem Haus irgendjemand mit einem Werkzeug, das Texte erzeugt, übersetzt, zusammenfasst oder sortiert? Wenn ja, gilt die Pflicht, und zwar seit dem ersten Tag dieser Nutzung. Sie beginnt nicht mit einer Einführung von oben, sondern mit der ersten Nutzung im Haus, und die liegt in den meisten Betrieben deutlich länger zurück als das erste Gespräch darüber.
Das zweite Anzeichen ist ein Papier, das es nicht gibt. Frag nach, wer im Haus festgelegt hat, welche Person mit KI was können muss. In den meisten Fällen findest du eine Lizenzliste und eine Sicherheitsregel, aber nichts, was Rollen und Anforderungen verbindet. Genau dieses Dokument wäre aber der Nachweis, um den es geht, und es füllt eine Seite, nicht dreißig.
Das dritte Anzeichen ist der Ton der Gespräche. Wenn im Haus jemand ein KI-Ergebnis mit dem Satz „das hat die KI so gesagt" weitergibt, fehlt das technische Grundverständnis, das die Pflicht meint. Wer verstanden hat, dass ein Sprachmodell nicht nachschlägt, sondern das plausibel nächste Wortstück vorhersagt, hört auf, es für ein Lexikon zu halten, und fängt an, es zu prüfen. Dieser eine Satz ist mehr Kompetenzaufbau als ein halber Schulungstag über Bedienoberflächen.
Das vierte Anzeichen steht in den privaten Konten. Wo es keine Regeln und keine Befähigung gibt, laden Mitarbeitende Geschäftsgeheimnisse in kostenlose Werkzeuge oder arbeiten über eigene Zugänge. Der Nutzen bleibt dann bei der Person, das Risiko bleibt beim Unternehmen, und beides steht in keinem Nachweis.
Warum das Zertifikat der falsche Reflex ist
Ein gebuchtes Zertifikat beruhigt schnell und löst wenig. Drei Gründe dafür, und alle drei sind praktisch, nicht juristisch.
Der Nachweis hängt an der Rolle, nicht am Kurs. Verlangt ist ein Niveau, das zu eurer tatsächlichen Nutzung passt. Wer nur Texte formulieren lässt, braucht etwas anderes als jemand, der einen Agenten an das Kundensystem hängt. Ein Kurs für alle bildet genau das nicht ab. Fünf Felder decken die Pflicht in der Breite ab: technisches Grundverständnis, also grob zu verstehen, wie ein Modell zu seiner Ausgabe kommt, rechtliches Grundverständnis, ethisches Bewusstsein für Verzerrungen in den Daten, ein Blick für die wirtschaftlichen Chancen und Risiken und die konkreten Anwendungsfälle im eigenen Job. Das fünfte Feld ist das, was in gekauften Paketen am häufigsten fehlt.
Werkzeugwissen hat eine kurze Halbwertszeit, Methodik nicht. Eine Schulung auf das Menü eines Werkzeugs ist in einem halben Jahr Altpapier, weil sich Werkzeuge und Modelle schneller ändern als euer Schulungskalender. Was bleibt, sind Methodik und Urteil: eine Aufgabe zuschneiden, Kontext liefern, ein Ergebnis prüfen und wissen, wann man abbricht. Genau das verlangt die Pflicht, und genau das lässt sich nicht in einem Nachmittag abhaken.
Ein Kurs von außen kommt gegen die Lernpräferenz nicht an. Rund neunundsechzig Prozent der Beschäftigten lernen lieber von Kolleginnen und Kollegen als von Externen. Das ist eine Präferenz und kein Naturgesetz, aber sie erklärt, warum ein Katalogkurs oft still verpufft und eine Person im eigenen Team, die zeigt, was bei ihr funktioniert hat, spürbar mehr bewegt. Ein bis zwei solcher Multiplikatoren pro Team tragen die Sache weiter als jedes Mandat von oben.
Fünf Schritte zu einem Kompetenzstand, den du zeigen kannst
Die Reihenfolge zählt. Die Bestandsaufnahme kommt vor der Schulung, weil du sonst Kompetenz für eine Nutzung aufbaust, die es bei euch gar nicht gibt, und die eigentliche übersiehst.
Schreib auf einer Seite auf, wer im Haus mit KI arbeitet und wofür
Leg je Rolle fest, was diese Rolle können muss, woran ihr das erkennt und wann ihr es auffrischt
Bring allen dieselben fünf Grundbegriffe bei, bevor du über Werkzeuge redest
Lass jede Person am eigenen echten Anwendungsfall üben, nicht an einem erfundenen Beispiel
Benenne pro Team eine Person, die weitergibt, was funktioniert hat, und gib ihr dafür Zeit im Kalender
Die Pflicht ist die Mindesthürde, nicht das Ziel
Die unangenehme Wahrheit über Artikel 4 ist nicht die Pflicht, sondern ihre Niedrigschwelligkeit. Eine zweistündige Grundlagenschulung kann die Pflicht bereits erfüllen. Danach hast du eine Dokumentation, und dein Wettbewerber, der weitergegangen ist, hat eine Fähigkeit. Der Unterschied zwischen beidem taucht in keiner Akte auf, aber in jedem Angebot, das schneller und besser rausgeht als eures.
Deshalb lohnt es sich, den Antrieb umzudrehen. Wer Kompetenzaufbau als Auflage behandelt, baut das Minimum und hört auf, sobald das Papier vollständig ist. Wer ihn als Wettbewerbsfrage behandelt, hat die Auflage nebenbei miterledigt und obendrein Leute, die wissen, wann sie einem Ergebnis trauen können. Die Pflicht ist dann kein Kostenpunkt mehr, sondern der Anlass, der ein Thema endlich auf die Tagesordnung bringt.
Ein letzter Punkt zur Einordnung: Der AI Act selbst regelt für diese Pflicht keine Bußgelder, die Sanktionen werden national ausgestaltet. Das ist ein Grund weniger für Panik und kein Grund für Nichtstun, denn die Verantwortung für das, was eure KI-Nutzung anrichtet, liegt unabhängig davon bei euch, und zwar ab dem ersten Tag.
Wenn du wissen willst, wo dein Unternehmen dabei gerade steht, mach den KIRA-Check. Er verortet dich über sechs Stufen und fünf Achsen, und eine dieser Achsen heißt Menschen und Rolle, also genau die Frage, wie weit eure Leute mit KI wirklich arbeiten können. Du bekommst dein Profil und die zwei Engpässe, die dich aktuell bremsen. Zehn Minuten, keine Note am Ende.
