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AI Meeting Assistant (Meeting-Notizen mit KI)

Tooling für Transkription, Zusammenfassung und Aufgaben aus Meetings.

Ein AI Meeting Assistant ist eine KI-gestützte Software, die Meetings automatisch mitschneidet, transkribiert und daraus strukturierte Ergebnisse wie Zusammenfassungen, Entscheidungen und To-dos erstellt. Typisch sind Funktionen wie Sprechererkennung, Agenda-/Themen-Cluster, Aufgabenableitung und das Verteilen der Notizen an Tools wie Mail, Chat oder Projektmanagement.

Was bedeutet „AI Meeting Assistant“ (Meeting-Notizen mit KI)?

Der Begriff beschreibt „Tooling“ rund um Meeting-Dokumentation: Audio/Video wird in Text umgewandelt (Transkription), anschließend fasst ein Large Language Model (LLM) die Inhalte zusammen, extrahiert Beschlüsse, Risiken und nächste Schritte. Viele Lösungen nutzen dafür Generative KI (Generative AI) ähnlich wie ChatGPT.

Wie funktioniert ein AI Meeting Assistant?

  • 1) Aufnahme & Teilnehmerkontext: Das Tool verbindet sich z. B. mit Zoom/Teams/Meet, erkennt Sprecher und sammelt Metadaten (Zeit, Teilnehmer, Titel).
  • 2) Speech-to-Text: Das Audio wird per Spracherkennung transkribiert, häufig mit Modellen wie OpenAI Whisper (Speech-to-Text).
  • 3) Strukturierung & Zusammenfassung: Ein Large Language Model (LLM) erstellt eine Kurz- und Langzusammenfassung, markiert Entscheidungen, offene Punkte, Risiken und Fragen.
  • 4) Aufgaben & Follow-ups: To-dos werden inkl. Verantwortlichen, Fälligkeiten und Kontext erzeugt; oft als strukturierte Ausgabe (z. B. via Structured Outputs (JSON Schema)).
  • 5) Ablage, Suche, Automatisierung: Notizen werden in Wiki/CRM/Ticket-System gespeichert; Workflows lassen sich über Automatisierung (Automation) und Tools wie n8n anstoßen (z. B. Ticket anlegen, E-Mail an Stakeholder, Reminder setzen).

Wofür braucht man das? (Use Cases)

  • Projekt- und Sprint-Meetings: Entscheidungen, Blocker und nächste Schritte automatisch als Aufgabenliste.
  • Sales-Calls: Gesprächszusammenfassung, Einwände, nächste Schritte; Eintrag ins CRM.
  • Interviews & Research: Zitate und Themen-Cluster für Auswertung und Dokumentation.
  • Management-Meetings: Beschlussprotokolle, Verantwortlichkeiten und Risiko-Log.

Warum ist ein AI Meeting Assistant wichtig?

Er reduziert manuelle Protokollarbeit, verhindert Informationsverlust und macht Meetings „durchsuchbar“. Teams gewinnen Zeit, weil nicht jede Person mitschreiben muss, und erhalten konsistente, standardisierte Notizen. In verteilten Organisationen verbessert das die Nachvollziehbarkeit („Was wurde entschieden und warum?“) und beschleunigt die Umsetzung durch automatisch erstellte Aufgaben.

Worauf sollte man achten? (Qualität, Sicherheit, Grenzen)

  • Transkriptqualität: Akzente, Fachbegriffe, schlechte Audioqualität und Mehrsprachigkeit beeinflussen Ergebnisse.
  • Halluzinationen: Zusammenfassungen können Fehler enthalten; wichtig sind Review-Prozesse und ggf. Human-in-the-Loop (HITL).
  • Datenschutz & Compliance: Klären, wo Daten verarbeitet werden (z. B. Data Residency (Datenresidenz)) und Anforderungen aus Datenschutz (DSGVO/GDPR) & KI erfüllen; sensible Daten ggf. via PII Redaction (PII-Schwärzung) schützen.
  • Integration: Nutzen steigt stark, wenn Ergebnisse automatisch in bestehende Systeme fließen (z. B. Tickets, CRM, Doku-Wiki) und Workflows sauber orchestriert sind.

Was kostet ein AI Meeting Assistant?

Preise liegen häufig pro Nutzer und Monat (oft „ab“-Pakete) und hängen von Faktoren wie Transkriptionsminuten, Anzahl Meetings, Integrationen, Enterprise-Features (SSO, Audit-Logs), Datenresidenz und Modellwahl ab. Zusätzlich können KI-Kosten (Tokens/Inference) anfallen, wenn eigene Modelle oder APIs genutzt werden.